Первый Пленум ВС по заключению и толкованию договора >>
Юрист компании

Утеряна трудовая книжка работника

  • 26 июля 2018
  • 3

Вопрос

Организаций была утреня трудовая книжка работника. В связи с чем был оформлен дубликат трудовой книжки с указанием в ней периода работы в организации, поскольку информации о иных периодах работы работник не предоставил. Работник требует, чтобы ему был выдан дубликат трудовой книжки с указанием в ней не только периода работы в организации, но иных периодов его трудовой деятельности. Правомерны ли требования работника. Ответ необходим со ссылками на судебную практику.

Ответ

Да, требования работника правомерны, но для корректного оформления трудовой книжки работнику следует предоставить документы, подтверждающие периоды работы.

Судебная практика по конкретно описанной ситуации не сложилась.


Гость, знакомьтесь — Правобот!

Интеллектуальный сервис для подбора судебной практики. Думает, как юрист, только быстрее. 

Познакомиться поближе



Как оформить дубликат трудовой книжки

«В каких случаях организация должна оформить дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки оформите сотруднику, если его трудовая книжка:

  • утеряна;
  • пришла в негодность: обгорела, порвана, испачкана и т. п.;
  • содержит недействительную запись об увольнении или переводе.

В последнем случае сотруднику по его письменному заявлению выдают по последнему месту работы дубликат. В него переносят все записи из трудовой книжки, кроме той, что признали недействительной.

Такие правила установлены в пункте 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила № 225). На это указывают и суды. См., например, апелляционное определение Омского областного суда от 25.06.2014 № 33-3837/14.

Как заполнить титульный лист дубликата трудовой книжки сотрудника

Дубликат оформите на чистом бланке трудовой книжки. На титульном листе в правом верхнем углу напишите слово «Дубликат». Затем на основании представленных сотрудником документов заполните титульный лист. При этом вносимые данные должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата, а не его утраченной или испорченной книжки.

То есть сотрудник, который ведет трудовые книжки в организации, ставит на титульном листе свою подпись и текущую дату заполнения дубликата трудовой книжки. Затем ставит печать организации при ее наличии. Копировать эти сведения из старой книжки сотрудника или ее копии нельзя.

Внимание: если у сотрудника менялась фамилия, то в дубликате отразите текущие данные. Восстанавливать все записи об изменениях не нужно.

Как внести в дубликат трудовой книжки сведения о работе сотрудника

В разделе «Сведения о работе» (графа 3) отразите общий и (или) непрерывный трудовой стаж, который имел сотрудник до поступления в организацию. Общий стаж запишите суммарно: просто укажите общее количество лет, месяцев, дней без уточнения организации, периодов работы и должностей сотрудника.

После этого общий и (или) непрерывный стаж запишите по отдельным периодам работы. В графе 2 укажите дату приема на работу, в графе 3 – наименование организации, а также структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник. Если за время работы имели место переводы на другую постоянную работу, об этом также нужно сделать соответствующую запись.

Затем в графе 2 поставьте дату прекращения трудового договора, а в графе 3 – причину увольнения, если в представленном документе имеются такие данные. В графе 4 дубликата трудовой книжки после каждой записи укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого ее внесли.

В графе 4 укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого произвели соответствующие записи в дубликате. С документов, которые подтверждают стаж работы, снимите копии и заверьте работодателем или кадровой службой. Затем верните оригиналы сотруднику.

Если документы не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносите только имеющиеся в этих документах сведения. Порядок и особенности заполнения дубликата трудовой книжки приведены в разделе III Правил № 225 и разделе 7 Инструкции № 69.

Пример оформления дубликата трудовой книжки

Бывшая сотрудница организации Е.В. Иванова потеряла трудовую книжку. На новую работу она еще не устроилась, поэтому за оформлением дубликата обратилась к прежнему работодателю (заявление).

Специалист, ответственный за ведение кадрового учета, оформил дубликат трудовой книжки.

Вопрос из практики: что делать, если сотрудник представил документы, в которых не хватает сведений о стаже его работы

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат внесите только имеющиеся сведения (п. 32 Правил № 225п. 7.2 Инструкции № 69). Стаж работы можно подтвердить выписками из приказов, личных дел, личных карточек, ведомостей на выдачу зарплаты и т. п.

Вопрос из практики: можно ли оформить дубликат трудовой книжки на основании выписки из лицевого счета застрахованного лица в Пенсионном фонде

Нет, нельзя.

Чтобы оформить дубликат трудовой книжки, необходимы документы, которые подтвердят стаж работы сотрудника (п. 11 Правил, утв.постановлением Правительства от 02.10.2014 № 1015; далее – Правила № 1015). Например, трудовые договоры, выписки из приказов или справки с предыдущих мест работы.

Выписка из индивидуального лицевого счета застрахованного лица по форме № СЗИ-5, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда от 01.06.2016 № 473П, не относится к документам, которые подтверждают трудовые отношения. В выписке отражают периоды уплаты страховых взносов как за время работы по трудовому договору, так и за периоды работы по гражданско-правовым договорам. При этом в выписке не указывают, какой именно был вид договора.

Также в выписке могут отсутствовать периоды, которые входят в стаж работы, но за которые не уплачивают страховые взносы. Не указывают в выписке также должность сотрудника, дату и причину увольнения. Кроме того, выписка не содержит периоды работы, которые засчитывают в страховой стаж, до регистрации сотрудника в качестве застрахованного лица в Пенсионном фонде. Таким образом, оформлять дубликат на основании выписки из лицевого счета застрахованного лица в ПФР неправомерно.

Чтобы заполнить дубликат трудовой книжки, попросите у сотрудника документы с прежних мест работы, которые подтвердят периоды трудовой деятельности. Например, стаж работы могут подтвердить трудовые договоры, справки от работодателей, копии или выписки из приказов, личных дел, личных карточек, ведомостей на выдачу зарплаты и т. п.

При этом работодатель обязан оказать содействие сотруднику в получении документов, которые подтвердят стаж его прошлой работы. Например, подсказать, куда обратиться, какие документы потребовать, помочь составить официальный запрос бывшим работодателям и т. п. Такой порядок устанавливает пункт 7.2 Инструкции № 69.

Если предъявленные документы не содержат полных сведений о трудовой деятельности сотрудника или эти документы невозможно получить вовсе, то в дубликат внесите только ту информацию, которую можно подтвердить документально (п. 32 Правил № 225п. 7.2 Инструкции № 69).

Если подтверждающие документы поступят уже после того, как оформили дубликат, то сведения о работе можно дописать в трудовую книжку. Также можно просто приложить к ней подтверждающие документы и учитывать информацию из них для корректного определения стажа работника. Оформите титульный лист в дубликате трудовой книжки в общем порядке, как при заполнении новой книжки, а в разделы о работе внесите сведения:

об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до того, как он поступил в данную организацию, подтвержденные документом;

об отдельных периодах работы у каждого работодателя и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Об этом сказано в пункте 32 Правил № 225 и пункте 7.2 Инструкции № 69.

Вопрос из практики: какими документами, помимо трудовой книжки, гражданин может подтвердить стаж для назначения пенсии. В дубликате трудовой книжки указаны не все места его работы

Основным документом, который подтверждает трудовой стаж человека, является трудовая книжка (ст. 66 ТК). Если сотруднику оформляли дубликат трудовой книжки, в него могли внести не все сведения о местах и продолжительности работы сотрудника. Например, если на момент оформления дубликата сотрудник не представил какие-либо документы.

Задним числом вносить в трудовую книжку сотрудника записи о предыдущих местах его работы работодатели не вправе. Поэтому сведения в дубликате трудовой книжки могут быть неполными. Об этом сказано в пункте 32 Правил № 225 и пункте 7.2 Инструкции № 69. Если сведения в дубликате трудовой книжки неполные, трудовой стаж для назначения пенсии сотрудник сможет подтвердить следующими документами:

  • письменные экземпляры трудовых договоров;
  • трудовые книжки колхозников;
  • справки, которые выдают работодатели;
  • выписки из приказов;
  • лицевые счета;
  • ведомости на выдачу зарплаты.

Такой перечень установлен пунктом 11 Правил № 1015.

Вопрос из практики: можно ли оформить дубликат трудовой книжки на основании ксерокопии книжки, которую оформили по последнему месту работы

Нет, нельзя.

Чтобы оформить дубликат трудовой книжки, необходимы документы с прежних мест работы, которые подтвердят периоды трудовой деятельности. Например, письменные трудовые договоры, трудовые книжки колхозников, справки, которые выдают работодатели или соответствующие государственные (муниципальные) органы, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы. Такой порядок установлен пунктом 7.2 Инструкции № 69, пунктом 11 Правил № 1015.

Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.
Попробуйте бесплатный доступ на 3 дня >>

Самые популярные рекомендации в Системе Юрист в этом месяце

Восемь опасных условий договоров аренды, услуг и подряда
Смотрите, какие условия суды чаще всего оценивают по-разному. Возьмите в договор безопасные формулировки таких условий. Используйте позитивную практику, чтобы убедить контрагента включить условие в договор, а негативную – чтобы убедить отказаться от условия.

Как судиться с приставами: алгоритм работы
Оспаривайте постановления, действия и бездействие пристава. Освобождайте имущество от ареста. Взыскивайте убытки. В этой рекомендации все, что нужно: четкий алгоритм, подборка судебной практики и готовые образцы жалоб.

Как налоговая на самом деле проверяет сведения в ЕГРЮЛ
Читайте восемь негласных правил регистрации. Основано на показаниях инспекторов и регистраторов. Подойдет для компаний, которым ИФНС поставила метку о недостоверности.

20 новых правовых позиций судов о взыскании судебных расходов
Свежие позиции судов по неоднозначным вопросам взыскания судебных расходов в одном обзоре. Проблема в том, что множество деталей до сих пор не прописано в законе. Поэтому в спорных случаях ориентируйтесь на судебную практику.

Обзор практики по уведомлению контрагентов
Отправляйте уведомление на сотовый, по e-mail или бандеролью.

Таким образом, ксерокопия трудовой книжки к документам, которые подтверждают страховой стаж сотрудника, не относится. Оформлять дубликат трудовой книжки на основании ксерокопии неправомерно. Правомерность такого подхода подтверждают и суды, см., например, апелляционное определение Московского городского суда от 28.10.2013 № 11-33532/13

Рекомендации по теме

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Зарегистрируйтесь, чтобы прочесть ответ

Вы зашли на профессиональный сайт для юристов-практиков.

Если Вы юрист, сможете прочесть ответ на свой вопрос после регистрации. Это быстро и бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
×
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Вы сможете скачать любые документы и получите бесплатный доступ ко всем материалам на сайте.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
×
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.