Активировать демодоступ >>

Юрист компании

Внутренние документы организации, когда создается ООО

  • 4 июня 2019
  • 9553

Вопрос

Создается ООО. Какие обязательные внутренние документы (локальные нормативные акты) предусмотрены законодательством и должны быть в организации в форме ООО, предоставьте, пожалуйста, полный перечень необходимых документов? Нас интересует, какие обязательные документы необходимо разработать и принять для нормальной деятельности ООО и чтобы у проверяющих органов не было претензий?

Ответ

О том, какие документы должны быть в ООО, читайте ниже. К обязательным документам, связанным с трудовым законодательством, относятся:

1. Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним (статья 16 ТК РФ);

2. Договоры о полной индивидуальной материальной ответственности и договоры о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности (статья 244 ТК РФ);

3. График отпусков (статья 123 ТК РФ);

4. Трудовые книжки и книги по их учету (статья 66 ТК РФ);

5. Табель учета рабочего времени (статья 91 ТК РФ);

6. Личная карточка работника (пункт 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225);

7. Штатное расписание (статья 15 ТК РФ);

8. Правила внутреннего трудового распорядка (статья 189 ТК РФ);

9. Положение о персональных данных работников (статья 87 ТК РФ);

10. Положение об оплате труда и премировании, если соответствующих условий нет в ПВТР (статья 135 ТК РФ);

11. Локальный нормативный акт, содержащий перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (статья 57 ТК РФ);

12. Локальный нормативный акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части (статья 105 ТК РФ);

13. Локальный нормативный акт, предусматривающий порядок и условия прохождения работниками подготовки или получения дополнительного профессионального образования (статья 196 ТК РФ);

14. Приказ об утверждении расчетного листка (статья 136 ТК РФ):

15. Положение о филиале, представительстве (статья 5 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ);

16. Документы по охране труда:

— правила и инструкции по охране труда (статья 212 ТК РФ);

— журналы вводного, повторного, внепланового и целевого инструктажей по охране труда, первичного инструктажа на рабочем месте (пункт 2.1.3 Порядка обучения по охране труда Постановления Минтруда России, Минобразования России от 13.01.2003 № 1/29);

— инструкция о мерах пожарной безопасности (пункт 2 Правил противопожарного режима Постановления Правительства РФ от 25.04.2012 № 390);

17. График сменности (статья 103 ТК РФ);

18. Документы, относящиеся к воинскому учету граждан (статья 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ);

19. Приказы и распоряжения руководителя организации;

20. Заявления работников;

21. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69);

22. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (Приказ Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н);

23. Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (Приказ Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н);

24. Журнал ознакомления с локальными нормативными актами (статья 68 ТК РФ).

О том, как составить положение о коммерческой тайне читайте в рекомендации.

Материалы по теме:

- рекомендация: Устав и иные корпоративные документы ООО

- рекомендация: Как подготовиться к проверке пожарной инспекции

Дополнительно см. материалы в обосновании.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах  "Системы Охраны труда" и «Системы Кадры».

В рекомендации, в частности, документы для оформления расследования несчастного случая, проведения спецоценки условий труда и выдачи СИЗ.

Какие документы оформить, чтобы организовать службу охраны труда

Какие документы оформить для организации службы охраны труда

Чтобы организовать службу охраны труда, оформите:

Приказ о назначении специалиста по охране труда

Положение о службе охраны труда

Внутренние документы организации, когда создается ООО

Внутренние документы организации, когда создается ООО

Скачать

Скачать

Рассчитать количество специалистов по охране труда

Организовать службу охраны труда поможет рекомендация.

Ситуация: нужно ли ежегодно переутверждать документы по охране труда

Если документ не утратил актуальности и не истек срок пересмотра, переутверждать документы не надо.

Работодатель сам устанавливает порядок разработки, согласования, утверждения и пересмотра документов системы управления охраной труда, сроки их хранения (п. 66 приказа Минтруда от 19.08.2016 № 438н). То есть работодатель сам решает, когда переутверждатьдокументы. Такой же позиции придерживается Роструд (п. 1 письма от 22.03.2012 № 428-6-1).

Пересмотрите документ, если он утратил актуальность или истек установленный законодательством плановый срок пересмотра. Например, инструкции по охране труда пересматривают не реже одного раза в пять лет (п. 6 Методических рекомендаций Минтруда от 13.05.2004).

Внимание: не подлежат пересмотру контрольно-учетные документы системы управления охраны труда, включая:

а) акты и иные записи данных, вытекающие из осуществления СУОТ;

б) журналы учета и акты записей данных об авариях, несчастных случаях, профессиональных заболеваниях;

в) записи данных о воздействиях вредных (опасных) факторов производственной среды и трудового процесса на работников и наблюдении за условиями труда и за состоянием здоровья работников;

г) результаты контроля функционирования СУОТ.

Это следует из пункта 67 приказа Минтруда от 19.08.2016 № 438н.

Совет: чтобы не упустить срок пересмотра конкретного документа:

1. Составьте перечень локальных актов по охране труда организации.

2. Приказом по организации:

  • утвердите работодателем перечень локальных актов по охране труда организации;
  • для каждого документа определите плановый срок пересмотра и срок хранения документа;
  • назначьте ответственное лицо за пересмотр каждого документа.

3. Внесите изменения в документ.

4. Издайте приказ о проведении пересмотра и введении в действие измененного(ых) документа(ов).

Ситуация: какую должность проставить в документах по охране труда работнику, который совмещает обязанности специалиста по охране труда

Совмещение означает дополнительную работу по другой профессии или должности, которую сотрудник выполняет наряду со своей основной работой за дополнительную плату.

Совмещение оформляют дополнительным соглашением к трудовому договору. На основании допсоглашения издают приказ о совмещении профессий (должностей). Никакого другого места работы у сотрудника не появляется, и новая должность ему не присваивается. Поэтому на документах, которые подписывает сотрудник, ему следует указывать свою основную должность. При этом приказ о совмещении профессий (должностей) подтвердит полномочия работника по охране труда. При необходимости ссылку на приказ можно указать рядом с подписью: «на основании приказа о совмещении от 23.05.2016 № 443».

Такие выводы следуют из совокупности положений статей 60.272151 Трудового кодекса.

Внимание: если сотрудник выполняет обязанности специалиста по охране труда в виде не совмещения должностей, а временного исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы, то при подписаниидокументов по охране труда вместо своей текущей должности он может указать «и. о.» и должность сотрудника, которого замещает.

Например, «И. о. специалиста по охране труда (личная подпись) А.С. Иванов». Такая возможность предусмотрена в пункте 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Какие документы оформить для контроля по охране труда

Какие документы оформляют для контроля за охраной труда на предприятии

Результаты контроля по охране труда в структурных подразделениях предприятия зафиксируйте (приказ Минтруда России от 4 августа 2014 г. № 524н):

Акт проверки состояния охраны труда

Предписание об устранении нарушений
охраны труда

Внутренние документы организации, когда создается ООО

Внутренние документы организации, когда создается ООО

Скачать

Скачать

Какие документы оформить по обучению сотрудников предприятия

Какие документы по обучению по охране труда оформляют на предприятии

Чтобы провести инструктажи и обучение по охране труда, разработайте и утвердите инструкции по охране труда, программы инструктажей и программы обучения по охране труда. Оформите перечень действующих инструкций в произвольной форме.

Внимание: используйте уже готовые формы инструкций по охране труда, программ обучения и инструктажей в специальных рубриках Системы Охрана труда:

Дополнительно разработайте программу обучения работников организации оказанию первой помощи пострадавшим на производстве.

Организовать обучение по оказанию первой помощи вам поможет рекомендация.

Для регистрации инструктажей и обучения работников по охране труда оформите журналы:

Если на предприятии освободили работников от первичного инструктажа на рабочем месте, директор утверждает перечень профессий и должностей этих работников.

Для проверки знаний работников оформите приказ о проведении проверки знаний требований охраны труда работников. По результатам проверки знаний издайте протокол заседания комиссии по проверке знаний по безопасности труда и выдайте работникам удостоверения о проверке знаний требований охраны труда.

Если по результатам обучения необходима стажировка на рабочем месте, оформите положение о проведении стажировки на рабочем месте и по результатам издайте распоряжение о допуске к самостоятельной работе.

Приказ о проверке знаний охраны трудаработников

Удостоверение о проверке знаний требований охранытруда

Внутренние документы организации, когда создается ООО

Внутренние документы организации, когда создается ООО

Скачать

Скачать

Ситуация: обязательно ли утверждать перечень инструкций по охране труда приказом по предприятию

Нет, не нужно. Достаточно оформить только сам перечень

Действующие инструкции по охране труда для работников структурного подразделения организации, а также перечень этих инструкций хранится у руководителя подразделения (п. 9 Методических рекомендаций Минтруда от 13.05.2004). При этом нет обязательных требований к оформлению этого перечня. То есть работодатель оформляет перечень в произвольной форме и сам решает, утверждать ли его приказом или нет.

Ситуация: что делать с документами по охране труда после ликвидации организации

После того как юридическое лицо закрылось, документы нужно передать в государственный архив, чтобы бывшие работники могли получить справки или другие документы, например, для назначения пенсии или установления стажа. Такие архивы есть при каждом муниципальном образовании в субъектах РФ (п. 810 ст. 23 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Чтобы сформировать документацию для архива, создайте ликвидационную комиссию, которая соберет документы в соответствии с перечнем, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, и составит акт о передаче дел. Акт нужно заверить печатью организации, соответственно, документы нужно передать на хранение до момента уничтожения печати.

Ситуация: обязательно ли нужно разрабатывать программы стажировки

Программу стажировки обязательно нужно разработать, если в организации есть работы, при которых работников нужно направить на стажировку на рабочем месте. Стажировка обязательна для работников, которые поступают на работу с вредными или опаснымиусловиями труда. Это указано в части 3 статьи 225 ТК и пункте 2.2.2 Порядка, утвержденного постановлением от 13.01.2003 № 1/29.

Ситуация: сколько хранить журнал регистрации инструктажей на рабочем месте

Журнал регистрации инструктажей на рабочем месте хранят 10 лет. Это следует из пункта 626 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Какие документы оформить по медицинским осмотрам

Какие документы по медицинским осмотрам оформляют на предприятии

Выдайте работникам перед медосмотром направление. Выдачу направлений фиксируйте в журнале учета выдачи направлений на предварительный медицинский осмотр.

Направление на медицинский осмотр

Журнал учета выдачи направлений на медосмотр

Внутренние документы организации, когда создается ООО

Внутренние документы организации, когда создается ООО

Скачать

Скачать

Для периодического медосмотра оформите список контингента работников, подлежащих периодическим медицинским осмотрам, и на его основе – поименные списки лиц, подлежащих периодическому медицинскому осмотру.

Чтобы провести предрейсовые медосмотры, оформите Положение об организации предрейсовых медицинских осмотров водителей автотранспортных средств.

Факт проведения медосмотров фиксируйте в журнале регистрации предрейсовых, предсменных медицинских осмотровжурнале регистрации послерейсовых, послесменных медицинских осмотров.

Организовать медицинские осмотры поможет рекомендация.

Какие документы оформить при выдаче бесплатного профилактического питания сотрудникам

Какие документы при выдаче бесплатного профилактического питания оформляют на предприятии

Утвердите перечень должностей и профессий работников, которым по условиям труда выдается бесплатное профилактическое питание (молоко, соки и т. д.).

Если от работника поступит заявление о замене молока денежной компенсацией, то издайте приказ о замене выдачи молока денежной компенсацией.

Оформить выдачу работникам бесплатного профилактического питания поможет рекомендация.

Какие документы оформить при выдаче смывающих и обезвреживающих средств

Какие документы при выдаче смывающих и обезвреживающих средств оформляют на предприятии

Утвердите перечень рабочих мест и список работников, для которых необходима выдача смывающих и обезвреживающих средств.

Издайте приказы:

Выдачу работникам смывающих и обезвреживающих средств зафиксируйте в личной карточке учета выдачи смывающих и (или) обезвреживающих средств.

Оформить выдачу работникам смывающих и обезвреживающих средств поможет рекомендация.

Какие документы оформить при выдаче средств индивидуальной защиты сотрудникам

Какие документы при выдаче средств индивидуальной защиты оформляют на предприятии

Оформите положение об обеспечении работников средствами индивидуальной защиты и утвердите перечень профессий и должностей, на которых выдаются бесплатная спецодежда, спецобувь и другие средства индивидуальной защиты (далее – СИЗ).

После приобретения СИЗ храните на предприятии заверенные копии сертификатов и деклараций соответствия на СИЗ.

СИЗ выдавайте работникам по приказу об утверждении норм бесплатной выдачи спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты и фиксируйте факт выдачи в личной карточке учета выдачи средств индивидуальной защиты.

Положение об обеспечении работников СИЗ

Личная карточка учета выдачи СИЗ

Внутренние документы организации, когда создается ООО

Внутренние документы организации, когда создается ООО

Скачать

Скачать

Организовать выдачу СИЗ поможет рекомендация.

Какие документы оформить при расследовании несчастного случая на предприятии

Какие документы оформляют при расследовании несчастного случая на предприятии

При расследовании несчастного случая направьте запрос в лечебное учреждение о тяжести травмы. Получите заключение о тяжести производственной травмы.

Издайте приказ о создании комиссии по расследованию несчастного случая.

Направьте сообщение о происшедшем несчастном случае в ФСС и извещение в государственную инспекцию труда, в прокуратуру по месту происшествия несчастного случая, в территориальное объединение организации профсоюзов, в федеральный орган исполнительной власти по ведомственной принадлежности и т. д.

Оформите результаты расследования. Документы должны включать:

По результатам расследования в зависимости от вида несчастного случая составьте акт о расследовании группового несчастного случая (тяжелого несчастного случая, несчастного случая со смертельным исходом) и акт расследования несчастного случая по форме Н-1.

Запрос о предоставлении заключения о характере
и степени тяжести повреждений здоровья

Приказ о создании комиссии по
расследованию несчастного случая
на производстве

Внутренние документы организации, когда создается ООО

Внутренние документы организации, когда создается ООО

Скачать

Скачать

 

 

Извещение о групповом несчастном случае,
тяжелом и со смертельным исходом

Акт о несчастном случае
на производстве H-1

Внутренние документы организации, когда создается ООО

Внутренние документы организации, когда создается ООО

Скачать

Скачать

Направьте сообщение о последствиях производственной травмы в ФСС и государственную инспекцию труда после того, как пострадавший принесет закрытый больничный листок.

Несчастный случай зарегистрируйте в специальном журнале.

Расследовать несчастные случаи: легкий, тяжелый, групповой и со смертельным исходом поможет рекомендация.

Ситуация: нужно ли прошивать (сшивать) дело по несчастному случаю после того, как оно полностью расследовано

Нет, не нужно.

Трудовой кодекс и постановление Минтруда от 24.10.2002 № 73 обязывает работодателя провести расследование несчастного случая на производстве и собрать материалы расследования.

Порядок оформления материалов расследования несчастных случаев установлен статьей 230.1 ТК и не содержит требований к прошиванию и сшиванию материалов расследования.

Требования по прошиванию и сшиванию материалов расследования несчастных случаев работодатель вправе установить самостоятельно распорядительным документом по организации.

Какие документы оформить по спецоценке условий труда

Какие документы оформляют по спецоценке

Чтобы провести спецоценку условий труда (далее – СОУТ), утвердите приказом:

Составьте перечень рабочих мест, которые надо оценить.

Приказ о создании комиссии по
проведению спецоценки условий труда

Декларация соответствия условий труда

Внутренние документы организации, когда создается ООО

Внутренние документы организации, когда создается ООО

Скачать

Скачать

Подпишите отчет по результатам СОУТ.

Подайте декларацию в трудовую инспекцию, если на рабочих местах не выявлено вредных или опасных производственных факторов и установлены допустимые и оптимальные условия труда. Подробно читайте в рекомендации.

Провести специальную оценку условий труда поможет рекомендация.

Какие документы оформить при проведении мероприятий по охране труда

Какие документы оформляют при планировании мероприятий по охране труда

Издайте приказ о подготовке плана мероприятий по улучшению условий и охраны труда и утвердите программу действий по улучшению условий и охраны труда.

План мероприятий по охране труда утверждают приказом.

За основу плана мероприятий используйте шаблон.

Какие документы оформить для обучения неэлектротехнического персонала

Какие документы для обучения по электробезопасности оформляют для неэлектротехнического персонала

Назначьте приказом ответственного за присвоение неэлектротехническому персоналу I группы по электробезопасности. Утвердите перечень должностей и профессий, которым нужно присвоить группы I по электробезопасности. Зафиксируйте инструктаж в специальном журнале.

Приказ о назначении лица, ответственного за присвоение неэлектротехническому персоналу I группы поэлектробезопасности

Журнал учета присвоения группы I поэлектробезопасности неэлектротехническому персоналу

Внутренние документы организации, когда создается ООО

Внутренние документы организации, когда создается ООО

Скачать

Скачать

2. Ситуация: Какие документы по пожарной безопасности должны быть в организации

Технические меры не будут работать без организационных мероприятий. Поэтому каждая компания должна разработать локальные документы по пожарной безопасности. Их перечень может варьироваться в зависимости от отрасли, в которой работает организация. Ниже мы приведем основные документы по пожарной безопасности.

Приказы по пожарной безопасности

Приказами руководитель организации определяет ответственных за пожарную безопасность и порядок проведения противопожарных мероприятий.1

В организации должны быть следующие приказы:

Внимание: в небольшой организации можно установить противопожарный режим одним приказом «О пожарной безопасности» и перечислить в нем все необходимые мероприятия: назначить ответственного за пожарную безопасность, определить порядок обучения работников, установить места для курения и т. д.

Инструкции по пожарной безопасности

Обязанности сотрудников по пожарной безопасности и их действия при пожаре фиксируют в следующих инструкциях:

Документы по обучению работников

Все сотрудники организации проходят противопожарный инструктаж. Пожарно-техническому минимуму обучают сотрудников, перечисленных в разделе 3 норм пожарной безопасности, утвержденных приказом МЧС от 12.12.2007 № 645.

Порядок обучения закрепляют следующими документами:

Журналы по пожарной безопасности

Информацию о проведении противопожарных мероприятий заносят в специальные журналы:1

Техническая документация и знаки пожарной безопасности

В организации должна быть следующая техническая документация и знаки пожарной безопасности:

3. Справочник: Перечень обязательных и рекомендованных кадровых документов

Обязательные кадровые документы

Обязательные кадровые документы, необходимые при определенных обстоятельствах

Рекомендованные кадровые документы

Документы

Обоснование

Ссылки на обосновывающие нормативные акты

Ссылки на материалы Системы

Документы

Обоснование

Ссылки на обосновывающие нормативные акты

Ссылки на материалы Системы

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО КАДРАМ2

1

Трудовые договоры с сотрудниками

По закону трудовые отношения между работодателем и сотрудником строятся на основании трудового договора

ст. 16565767 ТК РФ

Как создать шаблон трудового договора

Как заключить срочный трудовой договор

2

Трудовые книжки сотрудников

Работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней, если такая работа является для сотрудника основной

ч. 3 ст. 66 ТК РФ

Как заполнить трудовую книжку при приеме сотрудника на работу

Как внести записи о работе в трудовую книжку

3

Личные карточки сотрудников

Работодатели обязаны вести личные карточки на всех своих сотрудников

п. 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

п. 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225

Как оформить личную карточку сотрудника

4

Документы, которыми оформляют прием на работу руководителя организации

Руководитель коммерческой организации имеет двойственный статус – он является и сотрудником, и единоличным органом управления организации. Поэтому для его найма необходимо соблюдение определенных процедур

ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ

Как оформить прием на работу генерального директора

5

Табель учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником

ст. 91 ТК РФ

Формы учета рабочего времени

6

Штатное расписание (условнообязательный документ)

Штатное расписание применяют для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. С одной стороны, в Трудовом кодексе РФ не сказано, что штатное расписание должно быть в каждой организации. С другой стороны, есть веские аргументы в пользу его оформления:

  • штатное расписание позволяет определиться с количеством сотрудников, необходимых организации, денежными суммами на их содержание и со структурой самой организации;
  • штатное расписание может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции, работ, услуг, затрат

ст. 1557 ТК РФ

раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Как составить штатное расписание

7

Документы, которыми оформляют предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков

Для предоставления ежегодных отпусков в организации оформляют:

  • график отпусков;
  • приказ о предоставлении отпуска;
  • записку-расчет о предоставлении отпуска

ст. 123 ТК РФ

Какие документы нужно оформить при предоставлении сотруднику ежегодного оплачиваемого отпуска

8

Правила трудового распорядка 

Правила трудового распорядка являются обязательным для работодателя документом, поскольку Трудовой кодекс РФ требует фиксировать отдельные вопросы трудовых отношений именно в этом документе.

Если организация или ИП, которые относятся к микропредприятиям, заключат с сотрудниками трудовые договоры по типовой форме, то они могут отказаться от оформления Правил трудового распорядка

ст. 15189190ч. 2 ст. 191309.2 ТК РФ

Как оформить Правила трудового распорядка

9

Положение о работе с персональными данными сотрудников 

Порядок получения, обработки, передачи и хранения персональных данных сотрудников должен быть установлен в отдельном локальном акте организации

ст. 87 ТК РФ

Как организовать обработку персональных данных сотрудников

10

Расчетный листок и локальный акт, утвердивший такую форму

Работодатель обязан в письменной форме известить каждого сотрудника о сумме, причитающейся ему за соответствующий период. Для этого сотрудникам выдают расчетные листки

ст. 136 ТК РФ

Выдача расчетного листка

11

Документы воинского учета

Все организации обязаны вести воинский учет своих сотрудников

подп. 6 п. 1 ст. 8 Закона от 31 мая 1996 г. № 61-ФЗ

п. 7 ст. 8 Закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ

Положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719

Методические рекомендации, утвержденные Минобороны России 11 июля 2017 года

Как организовать воинский учет персонала

Как оформить документы, если сотрудник призван на военные сборы

12

Документы, которыми оформляют проведение специальной оценки условий труда

Для обеспечения сотрудникам безопасных условий труда работодатель должен проводить мероприятия по улучшению условий и охраны их труда. К таким мероприятиям относится и специальная оценка условий труда

ст. 212ч. 3 ст. 226 ТК РФ

п. 1 Перечня, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 1 марта 2012 г. № 181н

Как провести специальную оценку условий труда

13

Документы, которыми оформляют обучение сотрудников охране труда, а также проверку их знаний в этой области

Работодатель обязан организовывать и своевременно проводить обучение сотрудников безопасным методам работы и проверку их знаний в области охраны труда

абз. 7 ч. 2 ст. 212 ТК РФ

п. 1.7 Порядка, утвержденного постановлением от 13 января 2003 г. Минтруда России № 1 и Минобразования России № 29

Как организовать обучение по охране труда сотрудников

Как провести инструктаж по охране труда

Как организовать обучение сотрудников мерам пожарной безопасности

Как организовать оказание первой помощи на рабочем месте

Как составить инструкцию по охране труда

14

Номенклатура дел

Номенклатура дел – один из основных документов, который должен быть разработан в организации. В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться

п. 3.2.5 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33

Как составить номенклатуру дел в кадровой службе

15

Документы, которыми оформляют уничтожение устаревшихдокументов организации

Архивные документы организации с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению

п. 2.3.22.4.12.4.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Как выявлять и уничтожать устаревшиедокументы

ДОКУМЕНТЫ ПО КАДРАМ, НЕОБХОДИМЫЕ ПРИ ОПРЕДЕЛЕННЫХ ОБСТОЯТЕЛЬСТВАХ1

1

Документы, которыми оформляют изменение условий трудовых договоров

По общему правилу изменение условий трудового договора производят только по письменному соглашению сторон путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору.

В то же время законом предусмотрены отдельные случаи изменения трудовых договоров, требующие выполнения ряда процедур и оформления ряда документов, например, при изменении организационных или технологических условий труда, при поручении сотруднику дополнительной работы и т. д.

гл. 12 ТК РФ

Как изменить трудовой договор

Как оформить временный перевод сотрудника на другую работу

Как оформить перевод сотрудника на постоянную работу в пределах одной организации

Как оформить перевод сотрудника в другую организацию

Как оформить перевод сотрудника в другую местность

Как оформить перемещение сотрудника

Как оформить временное исполнениеобязанностей отсутствующего сотрудника другим сотрудником

Как оформить временное исполнениеобязанностей генерального директора другим сотрудником

Как оформить совмещение профессий

Как оформить кадровые документы при реорганизации организации

Как оформить кадровые документы при смене собственника имущества организации

Как оформить кадровые документы при смене реквизитов, сведений об организации

2

Документы, которыми оформляют увольнение сотрудников

В зависимости от того, по какому основанию прекращают трудовой договор, работодателю нужно оформить соответствующий пакет документов

гл. 13 ТК РФ

Основания для расторжения трудового договора

Как оформить увольнение по собственному желанию

Как оформить увольнение по cоглашению сторон

Как оформить увольнение при истечении срока договора

Как оформить увольнение по сокращению численности или штата

Как оформить увольнение в период испытательного срока

Как оформить увольнение за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей

Как оформить увольнение за прогул

Как оформить увольнение при утрате доверия

Как оформить увольнение при несоответствии занимаемой должности

Как оформить увольнение по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон

Как оформить документы, если сотрудник призван на военную службу

Как оформить увольнение генерального директора

Как оформить выход сотрудника на пенсию

Как оформить отпуск с последующим увольнением

3

Документы, которыми оформляют привлечение сотрудника к дисциплинарной ответственности

Наложение дисциплинарного взыскания должно быть задокументировано в установленном законом порядке

ст. 193 ТК РФ

Как применить дисциплинарное взыскание

4

Договоры о полной материальной ответственности

Договоры о полной материальной ответственности можно заключать лишь с определенными категориями сотрудников

ст. 244 ТК РФ

постановление Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85

Как заключить договор о полной материальной ответственности

5

Ученические договоры

При необходимости организация может заключать ученические договоры как со штатными сотрудниками, так и с соискателями

ст. 198 ТК РФ

Как заключить ученический договор

6

Документы, которыми оформляют учебные отпуска

Закон предоставляет право на учебный отпуск сотрудникам, совмещающим работу с обучением. В зависимости от вида получаемого образования учебный отпуск может быть оплачиваемым или неоплачиваемым

гл. 26 ТК РФ

Какими документами оформить учебный отпуск

Случаи предоставления оплачиваемого учебного отпуска

Случаи предоставления неоплачиваемого учебного отпуска

7

Положение об аттестации сотрудников

Данный локальный акт принимают, если нужно провести аттестацию сотрудников в целях определения их деловых качеств, оценки результатов их труда и проверки их соответствия занимаемым должностям

ч. 2 ст. 81 ТК РФ

Как оформить положение об аттестации

8

Документы, которыми оформляют присвоение сотрудникам квалификационных разрядов

Квалификационный разряд является величиной, отражающей уровень профессиональной подготовки сотрудника. При необходимости работодатель может присвоить, а также повысить или понизить разряд сотрудника

ст. 143 ТК РФ

Общие положения, утвержденные постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 31 января 1985 г. № 31/3-30

Единый тарифно-квалификационный справочник

Как присвоить разряд сотруднику

9

Положение о профессиональной подготовке, переподготовке кадров

Если возникла необходимость в профессиональном обучении или переобучении сотрудников, то работодатель может установить в отдельном локальном акте формы профподготовки и переподготовки сотрудников, а также перечень необходимых профессий и специальностей

ч. 3 ст. 196 ТК РФ

Комментарий к статье 196 ТК РФ. Права иобязанности работодателя по подготовке и дополнительному профессиональному образованию работников

10

Документы, которыми оформляют деление и продление ежегодного отпуска

Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части, одна из которых не должна быть меньше 14 дней.

Работодатель обязан продлить ежегодный отпуск в случаях, предусмотренных законом или локальными актами организации

ч. 1 ст. 125 ТК РФ

ч. 1 ст. 120 ТК РФ

ч. 1 ст. 124 ТК РФ

Деление отпуска на части

Продление отпуска

11

Документы, которыми оформляют отзыв сотрудника из ежегодного отпуска

Работодатель может с согласия сотрудника отозвать его из ежегодного оплачиваемого отпуска

ч. 1 и 2 ст. 125 ТК РФ

Как отозвать сотрудника из отпуска

12

Документы, которыми оформляют замену ежегодного отпуска компенсацией

По общему правилу заменить денежной компенсацией можно только ту часть ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Такое превышение возможно, если сотруднику положен удлиненный или дополнительный отпуск

ст. 126 ТК РФ

В каких случаях отпуск можно заменить денежной компенсацией

Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, не связанную с увольнением

13

Документы, которыми оформляют предоставление неоплачиваемого отпуска

Законом предусмотрены случаи, когда работодатель обязан или может предоставить сотруднику отпуск без сохранения зарплаты

ч. 1 и 2 ст. 128 ТК РФ

Как предоставить сотруднику отпуск без сохранения зарплаты

14

Документы, которыми оформляют предоставление дополнительных дней отдыха для ухода за ребенком-инвалидом

Сотруднику, имеющему ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, положено четыре дополнительных выходных дня в течение календарного месяца

ст. 262 ТК РФ

Порядок, утвержденный совместным постановлением от 4 апреля 2000 г. Минтруда России № 26 и ФСС России № 34

Как предоставить сотруднику дополнительные выходные дни по уходу за ребенком-инвалидом

15

Документы, которыми оформляют декретный отпуск и выплату декретного пособия

По заявлению женщины ей предоставляют отпуск по беременности и родам с выплатой пособия по государственному социальному страхованию

ст. 255 ТК РФ

Как оформить отпуск по беременности и родам

Как выплатить пособие по беременности и родам

16

Документы, которыми оформляют выплату пособия при рождении ребенка

При рождении ребенка одному из его родителей или заменяющему лицу, например усыновителю, выплачивают пособие

ст. 11 Закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ

Порядок, утвержденный приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н

Как выплатить пособие при рождении ребенка

17

Документы, которыми оформляют отпуск по уходу за ребенком и выплату соответствующих пособий

Право на отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет имеют мать, отец, бабушка, дед, а также другой родственник или опекун ребенка. В период этого отпуска сотруднику выплачивают:

  • пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет и
  • компенсационную выплату до достижения ребенком трех лет

ст. 256 ТК РФ

ч. 1 ст. 14 Закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ

п. 11 Порядка, утвержденного постановлением Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. № 1206

Как оформить отпуск по уходу за ребенком

Как выплатить пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет

Как выплатить компенсацию в период отпуска по уходу за ребенком до трех лет

18

Документы, которыми оформляют работу сотрудника во время отпуска по уходу за ребенком

Во время отпуска по уходу за ребенком сотрудник может работать на условиях неполного рабочего времени или на дому

ч. 3 ст. 256 ТК РФ

Как оформить работу сотрудника во время отпуска по уходу за ребенком

19

Документы, которыми оформляют прекращение отпуска по уходу за ребенком

Сотрудник может выйти из отпуска по уходу за ребенком:

  • по окончании такого отпуска, то есть когда ребенку исполнится три года, или
  • досрочно, то есть до исполнения ребенку трех лет

ст. 256 ТК РФ

Как оформить выход сотрудника на работу из отпуска по уходу за ребенком

20

Положение о коммерческой тайне

Данный локальный акт необходим, если:

  • работодатель хочет обеспечить охрану своей конфиденциальной информации и/или
  • в трудовом договоре сотрудника есть условие о работе с конфиденциальной информацией.

Если такого сотрудника не ознакомить с порядком работы с конфиденциальной информацией, то работодателю будет сложно доказать, что сотрудник разгласил охраняемую законом тайну, и уволить его по соответствующему основанию

ст. 57ч. 3 ст. 68подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ

Закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ

Как оформить Положение о коммерческой тайне

21

Положение об оплате труда;

Положение о премировании

Если в Правилах трудового распорядка организации не прописана система оплаты труда, в том числе система премирования, то соответствующие условия могут быть отражены в иных локальных актах организации, например в Положении об оплате труда, Положении о премировании. Если организация или ИП, которые относятся к микропредприятиям, заключат с сотрудниками трудовые договоры по типовой форме, то они могут отказаться от оформления Положения об оплате труда, а также Положения о премировании

ч. 2 ст. 135309.2 ТК РФ

Как оформить Положение об оплате труда

Как оформить Положение о премировании сотрудников

Как начислить премии

Как оформить доплаты и надбавки к зарплате, установленные по инициативе организации

22

Локальный акт о порядке выплаты надбавки за вахтовый метод работы

Сотрудникам-вахтовикам нужно выплачивать надбавку за вахтовый метод работы. Коммерческие организации могут установить размер и порядок выплаты надбавки в своих внутренних документах

ст. 302 ТК РФ

Какие выплаты положены сотрудникам за работу вахтовым методом

23

Локальный акт о порядке компенсации расходов на переезд в «северные» районы

Сотрудникам, у которых необходимость в переезде связана с работой в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, полагается компенсация расходов на переезд по основному месту работы

ч. 5 ст. 326 ТК РФ

Как компенсировать сотруднику, работающему в районах Крайнего Севера, стоимость переезда

24

Локальный акт о компенсации расходов «северян» на проезд к месту использования отпуска и обратно

Организации, расположенные в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, должны оплатить сотрудникам проезд и провоз багажа к месту использования ежегодного оплачиваемого отпуска и обратно

ст. 321325 ТК РФ

Как компенсировать сотруднику, работающему в районах Крайнего Севера, стоимость проезда к месту отдыха и обратно

25

Документы, которыми оформляют удержания из зарплаты

Удержания из зарплаты сотрудника можно производить:

  • на основании исполнительных листов;
  • по инициативе работодателя;
  • по инициативе сотрудника

ст. 1298 Закона от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ

ст. 137238240 ТК РФ

ч. 4 ст. 15 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ

Письмо Роструда от 16 сентября 2012 г. № ПР/7156-6-1

Как оформить удержания из зарплаты по исполнительным документам

Как произвести удержание из зарплаты сотрудника по инициативе организации

Как провести удержание из зарплаты сотрудника по его инициативе

26

Положение о ненормированном рабочем дне

При необходимости привлечения сотрудников к работе в ненормированном режиме работодатель должен утвердить перечень должностей с ненормированным рабочим днем. Такой перечень может быть закреплен в отдельном локальном акте

ст. 101 ТК РФ

Как установить ненормированный рабочий день

27

Положение о разделении рабочего дня на части

На тех работах, где это необходимо вследствие особого характера труда, а также при производстве работ, интенсивность которых в течение рабочего дня неодинакова, работодатель может разделить рабочий день на части так, чтобы общая продолжительность рабочего времени не превышала установленной продолжительности ежедневной работы

ст. 105 ТК РФ

Комментарий к статье 105 ТК РФ. Разделение рабочего дня на части

Режим рабочего времени отличается от общих правил. Как правильно применять и регулировать?

28

Документы, которыми оформляют сменный режим работы

Сменная работа, то есть работа в две, три или четыре смены, вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг

ст. 103 ТК РФ

Как организовать сменный режим работы

29

Документы, которыми оформляют установление режима неполного рабочего времени

Режим неполного рабочего времени может быть установлен сотруднику как по соглашению сторон, так и по инициативе работодателя. А отдельным категориям сотрудников организация обязана установить неполное рабочее время

ст. 93ч. 5 ст. 74 ТК РФ

Как установить режим неполного рабочего времени

30

Документы, которыми оформляют установление гибкого режима рабочего времени

При работе в режиме гибкого рабочего времени стороны по взаимному соглашению определяют начало, окончание или общую продолжительность рабочего дня или смены

ст. 102 ТК РФ

Как организовать работу в режиме гибкого рабочего времени

31

Документы, которыми оформляют вахтовый метод работы

В организации вводят вахтовый метод работы при наличии определенных условий, например при сильной удаленности места работы от места постоянного проживания сотрудника или местонахождения работодателя

гл. 47 ТК РФ

Как организовать вахтовый метод работы

32

Документы, которыми оформляют привлечение к сверхурочной работе

Организация может при необходимости привлечь сотрудника к сверхурочной работе, то есть работе за пределами установленной сотруднику продолжительности рабочего времени

ст. 99 ТК РФ

Какими документами оформить привлечение сотрудника к сверхурочной работе

33

Документы, которыми оформляют привлечение к работе в выходной или праздничный день

В установленных законом случаях организация может привлечь сотрудника к работе в выходной или праздничный день

ст. 113 ТК РФ

Какими документами оформить привлечение к работе сотрудника в выходные и праздники

34

Документы, которыми оформляют привлечение к работе в ночное время

С учетом установленных законом ограничений организация может привлекать сотрудников к работе в ночное время

ст. 96 ТК РФ

Какими документами оформить привлечение сотрудника к работе в ночное время

35

Документы, которыми оформляют создание в организации службы охраны труда

Служба охраны труда должна быть создана в организации, занимающейся производственной деятельностью и имеющей более 50 сотрудников.

Если численность персонала не превышает указанного предела, то руководитель организации принимает решение о создании службы по своему усмотрению

ч. 1 ст. 217 ТК РФ

Как создать в организации службу охраны труда

36

Документы, которыми оформляют обучение и аттестацию сотрудников опасных производственных объектов

Организация, использующая опасный производственный объект, должна осуществлять ряд мероприятий, направленных на обеспечение безопасности использования таких объектов

ст. 9 Закона от 21 июля 1997 г. № 116-ФЗ

Как провести обучение и аттестацию сотрудников опасных производственных объектов

37

Документы, которыми оформляютобязательные медицинские осмотры сотрудников

Отдельные категории сотрудников, которые выполняют определенные виды работ, должны проходить обязательные медосмотры за счет работодателя

ст. 213330.332869266348.3 ТК РФ

ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ

ст. 6 Закона от 14 апреля 1999 г. № 77–ФЗ

ст. 24 Закона от 21 ноября 2011 г. № 323-ФЗ

Когда необходимо проводить обязательныймедосмотр сотрудника

38

Документы, которыми оформляют расследование несчастного случая на производстве

Если произошел несчастный случай на производстве, то работодатель обязан принять все меры для его надлежащего и своевременного расследования

ст. 227–231 ТК РФ

Как оформить несчастный случай на производстве

39

Документы, которыми оформляют расследование обстоятельств и причин возникновения профзаболеваний

Если у лиц, привлеченных к трудовой деятельности, возникли профзаболевания, то организация обязана обеспечить расследование обстоятельств и причин их возникновения

абз. 16 ч. 2 ст. 212 ТК РФ

п. 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 декабря 2000 г. № 967

Как расследовать причины возникновения профзаболеваний

40

Документы, которыми оформляют обеспечение охраны труда инвалидов

Закон гарантирует особую охрану труда инвалидов. Такие трудовые льготы необходимы для безопасной организации рабочего процесса людей с ограниченными возможностями и их реабилитации

Закон от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ

абз. 6 п. 2 ст. 5 Закона от 19 апреля 1991 г. № 1032-1

ст. 224 ТК РФ

Как организовать охрану труда инвалидов

41

Документы, которыми оформляют учет мнения профсоюза

Если в организации есть профсоюз, то при решении некоторых вопросов необходимо учитывать его мнение, например при сокращении персонала

ст. 371–373 ТК РФ

Как учесть мнение профсоюза

42

Документы, которыми оформляют восстановление сотрудника на работе

При незаконном увольнении или переводе сотрудника он может быть восстановлен на работе по решению суда или во внесудебном порядке, например по предписанию трудовой инспекции

абз. 6 ч. 1 ст. 357ст. 391 ТК РФ

п. 260 постановления Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2

Как восстановить сотрудника на работе

РЕКОМЕНДОВАННЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО КАДРАМ1

1

Личные дела сотрудников

Обязательность ведения личных дел сотрудников установлена только для учреждений государственной гражданской службы. Другие организации могут самостоятельно решать вопрос о необходимости ведения личных дел сотрудников

п. 3 ст. 42подп. 5 п. 1 ст. 44 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ

Как оформить личное дело сотрудника

2

Коллективный договор 

Коллективный договор не является обязательным документом. Организация и ее сотрудники могут заключить коллективный договор на добровольной основе

ст. 242527 ТК РФ

Как заключить коллективный договор

3

Должностные инструкции

Закон обязывает оформлять должностные инструкции лишь для гражданских служащих. Поэтому другие организации оформляют их по мере необходимости

ст. 47 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ

Письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0

Как оформить должностную инструкцию

4

Положение о поощрении (стимулировании) сотрудников

Организация может в своем локальном акте установить другие виды поощрений, помимо предусмотренных законом. Кроме того, организация может прописать в локальном акте процедуру оформления поощрений

ст. 191 ТК РФ

Как оформить поощрение сотрудников

5

Положение о командировках

Организация может прописать в Положении о командировках общие правила направления сотрудников в служебные поездки и документального оформления командировок, а также порядок и размеры возмещения командировочных расходов

ст. 167 ТК РФ

Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки

Как оплатить пребывание сотрудника в командировке

6

Положение о производственном совете

Производственный совет – особый совещательный орган, в состав которого на добровольной основе входят сотрудники организации, имеющие значительные достижения в трудовой деятельности.

Создание производственного совета является правом, а не обязанностью работодателя

абз. 9 ч. 1 ст. 22 ТК РФ

Как создать производственный совет

7

Документы для установления улучшенных норм выдачи СИЗ

Работодатель может по своему усмотрению установить улучшенные нормы выдачи средств индивидуальной защиты своим сотрудникам

п. 6 Межотраслевых правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н

Как установить улучшенные нормы выдачи СИЗ

8

Инструкция по кадровому делопроизводству

Законодательство не обязывает работодателя составлять Инструкцию по кадровому делопроизводству. Но на практике многие организации и ведомства используют этот документ в своей деятельности, например Ростехнадзор, ФАС России, ОАО «РЖД» и т. д.

Инструкция, утвержденная приказом Ростехнадзора от 30 мая 2008 г. № 372

Инструкция, утвержденная приказом ФАС от 01.06.2016 № 887/16

Инструкция, утвержденная распоряжением ОАО «РЖД» от 30 июня 2006 № 1335р

Как оформить Инструкцию по кадровому делопроизводству

9

Документы, которыми оформляют передачу документов в архив

Коммерческие организации могут разработать собственный порядок передачи документов на архивное хранение

Закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ

Правила, утвержденные приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526

Как подготовить кадровые документы к передаче в архив организации

Как хранить документы в кадровой службе

Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.
Попробуйте бесплатно
Если Вы юрист, не уходите!

Вы нашли ответ на свой вопрос на профессиональном сайте для юристов-практиков.

Сейчас на нашем сайте 70 тысяч ответов на повседневные вопросы юристов и мы публикуем новые каждый день. Зарегистрируйтесь, чтоб получить доступ ко всем ответам. Это быстро и бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
×
Ой! Это только для зарегистрированных юристов!

Образцы документов для юротдела Потратьте минуту на регистрацию, чтобы скачать файл и получить полный доступ к любым шаблонам документов для юротдела. Все образцы на нашем сайте составлены инхаусами крупных компаний и сотрудниками топовых юридических фирм. На этой неделе специальный подарок: сборник образцов, которые нельзя скачать в интернете. Подготовлен юристами для юристов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
скачать файл и получить подарок
Зарегистрироваться
×
Скорее получите документ!

Этот документ доступен только юристам, который зарегистрированы на law.ru. Введите свой логин и пароль, или пройдите короткую регистрацию.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Получить документ
×
Стоп, снято!

Смотрите видео после быстрой регистрации. Мы заботимся о качестве контента, поэтому вынуждены ограничивать доступ к лучшим материалам.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.