Документы, связанные с работой. Когда компания может отказать работнику в их выдаче

228
Обязан ли работодатель предоставить работнику документы о финансовой деятельности компании Может ли работник требовать одни и те же документы несколько раз Как быть, если запрашиваемый документ содержит конфиденциальную информацию

Даже такая, казалось бы безобидная, процедура, как выдача документов, связанных с работой, может стать в руках недобросовестного работника инструментом давления на работодателя. Поскольку законодательство не регламентирует конкретный перечень документов, работник может потребовать предоставить ему обширный пакет бумаг, которые, так или иначе, относятся к его трудовой деятельности. Причем подготовка требуемого количества копий иногда в буквальном смысле может парализовать работу целого отдела. Отметим, что подобным образом работник может пытаться завладеть и конфиденциальной информацией, доступ к которой ограничен. Противостоять недобросовестным действиям работника вполне реально. Судебная практика исходит из следующих принципов. Во-первых, запрашиваемые документы должны быть действительно связаны с работой работника, а не просто относится к внутренней деятельности компании. Во-вторых, если запрашиваемый документ содержит конфиденциальную информацию (в частности персональные данные других работников), то работодатель вправе ограничиться лишь выпиской из этого документа. Отметим, что в случае затребования работником документов, связанных с совершением дисциплинарного проступка, работодатель вправе отказать в их предоставлении, поскольку Трудовым кодексом РФ предусмотрена обязанность ознакомления только с приказом о привлечении к дисциплинарной ответственности. А вот отказ предоставить служебную характеристику, скорее всего, будет расценен как незаконный. Суды считают, что данный документ аналогичен справке с места работы и подпадает под действие ст. 62 ТК РФ.

Запрашиваемые документы должны быть связаны с работой данного сотрудника

Статья 62 ТК РФ содержит перечень документов, которые вправе запросить работник. К таким документам относятся: копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, периоде работы у данного работодателя. Между тем, как отметил Верховный суд РФ в определении от 25.03.2010 № КАС10-108, перечень указанных документов является лишь примерным и исчерпывающим образом в законе не определен. Поэтому на практике между работодателями и работниками возникают споры относительно законности и обоснованности требований работников о предоставлении тех или иных документов.

Прежде всего, как работодателю, так и работнику, необходимо исходить из общего правила, согласно которому работник вправе запросить копии не всех документов, имеющихся у работодателя, а только тех документов, которые непосредственно связаны с его работой. Поэтому не будет считаться обоснованным запрос работника о предоставлении ему копий документов, непосредственно не связанных с его работой. Не редко работники запрашивают копии различных документов, связанных с хозяйственной и организационно-распорядительной деятельностью работодателя. К таким документам, в частности, относятся:

документы, подтверждающие доходы, расходы, результаты финансовой деятельности работодателя за определенный период; документы, касающиеся реорганизации (реформирования) деятельности работодателя и/или его структурных подразделений; штатные расписания, табеля учета рабочего времени; иные документы, оформляющие различные организационные решения работодателя по хозяйственным или организационно-административным вопросам или фиксирующие определенные факты хозяйственной или административной деятельности.

Как свидетельствует судебная практика, запрос копий таких документов является неправомерным в той части, в которой данные документы не связаны с работой конкретного работника.

Судебная практика. Работник потребовал от работодателя предоставить ему расчетные листки по заработной плате, справки о доходах от рекламной деятельности, а также расчет от положенных, но не выплаченных премиальных. Работодатель отказался предоставить запрашиваемые документы, тогда работник обратился в суд. Суд признал незаконным только отказ в предоставлении расчетных листков. В отношении справок о доходах от рекламной деятельности суд указал, что данный документ не относится к профессиональной деятельности работника и не связан с его непосредственной работой. Отказывая в удовлетворении требований о предоставлении расчета премиальных, подлежащих выплате согласно Положению о премировании труда, суд указал, что они носят взаимоисключающий характер и что работник вправе самостоятельно рассчитать размер премии на основании указанного Положения (апелляционное определение ВС Удмуртской Республики от 24.09.2012 по делу № 33-3004).

Аналогичные выводы содержатся и в определениях Московского городского суда от 13.07.2010 по делу № 4г/6-4500 и от 16.03.2011 по делу № 33-465. Таким образом, если документ не относится на прямую к трудовой деятельности самого работника, работодатель вправе отказать в его предоставлении.

Запрос на получение документов необходимо проанализировать на предмет злоупотребления правом

Трудовой кодекс РФ не ставит обязанность работодателя предоставить работнику копии документов в зависимость от целей работника по использованию этих документов. Между тем иногда, получая запрос работника о предоставлении копий документов, в особенности если в запросе изложена просьба о предоставлении большого количества документов, вполне логично, что работодатель может задаться вопросом о необходимости работнику того или иного документа и о целях его последующего использования.

Следует отметить, что в судебной практике сложился неоднозначный подход к вопросу о необходимости обоснования работником практической надобности копии того или иного документа.

Некоторые суды придерживаются позиции, согласно которой право работника на запрос и получение документов о его работе распространяется на любые виды документов, которые могут содержать информацию о трудовой деятельности работника у данного работодателя. При этом цель получения документа работодателем выясняться не должна как не имеющая правового значения (определение Костромского областного суда от 01.12.2010 по делу № 33-1552; постановление президиума Московского областного суда от 08.02.2012 № 41 по делу № 44г-24/12; определения Санкт-Петербургского городского суда от 08.08.2012 по делу № 33-11320, от 29.10.2012 по делу № 33-15381).

Вместе с тем существует противоположная позиция, в соответствии с которой работодатель может отказать работнику в предоставлении документа, если отсутствует объективная необходимость в нем, сославшись на указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан». Согласно п. 1 данного документа государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Данная позиция признается судами обоснованной. В частности, Московский областной суд отметил, что законодательством предусмотрена выдача работнику не любых документов, связанных с работой, а только тех, которые необходимы последнему для защиты законных прав и интересов (определение Московского областного суда от 02.08.2011 по делу № 33-17254).

В силу общих принципов правоприменения, нормы трудового законодательства подразумевают возможность получения любых необходимых работнику копий документов, связанных с его работой. Вместе с тем каждый конкретный запрос работника должен оцениваться с учетом всех фактических обстоятельств дела и с учетом принципа о недопустимости злоупотребления правом, в том числе, и со стороны работника. В ряде случаев неконкретный запрос работника о «предоставлении всех документов, связанных с его трудовой деятельностью» или запрос о предоставлении большого объема документов может фактически на несколько дней парализовать работу соответствующего подразделения работодателя. При этом он не будет иметь под собой практической необходимости для работника. В связи с этим, если запрос работника о предоставлении копий документов неконкретен, полагаем возможным запросить у работника соответствующие уточнения.

При оценке запроса работника к каждому требованию необходимо подходить индивидуально и ориентироваться на существующую судебную практику, признающую некоторые действия работников по запросу копий документов злоупотреблением правом. Так, например, в некоторых судебных решениях отмечается, что такими действиями признаются неоднократные запросы работника одних и тех же документов при том, что эти документы уже были получены работником. Злоупотреблением также считается и неуказание работником адреса, по которому следует направить почтовое отправление с подготовленными документами, и умышленное неполучение документов по почте (кассационное определение Сахалинского областного суда от 23.11.2010 по делу № 33-3073, определение Свердловского областного суда от 07.02.2012 по делу № 33-1341/2012).

Компания вправе отказать в выдаче документа, если он является конфиденциальным и не относится к деятельности работника

При передаче работнику документов работодателю следует помнить и о необходимости соблюдения законодательства о защите конфиденциальной информации. Так, например, если копии документов, связанных с работой работника, которые он требует предоставить, содержат коммерческую тайну, полагаем, что прежде чем передать соответствующие копии документов, работодатель вправе потребовать выдачи расписки, подтверждающей, что работник предупрежден о конфиденциальности получаемой информации и об обязанности ее не разглашать. Нельзя также забывать и о том, что для надлежащей защиты своей коммерческой тайны работодатель обязан принимать и другие меры по охране конфиденциальной информации. В частности, необходимо определить перечень видов информации, составляющей коммерческую тайну; наносить соответствующие грифы на материальные носители, содержащие информацию, составляющие коммерческую тайну и т. п. (ст. 10 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»).

Особо следует обратить внимание на случаи, когда работником запрашиваются копии документов, содержащих конфиденциальную информацию, обладателем которой является не работодатель (или не только работодатель), а другое лицо. Такое возможно, когда речь, в частности, идет о персональных данных других работников и профессиональных видов тайн (врачебная, адвокатская и т. д.). При этом у работника отсутствует законный доступ к данным видам конфиденциальной информации. Если запрашиваемый документ касается трудовой деятельности работника, но содержит указанную конфиденциальную информацию, то в таком случае полагаем возможным передать работнику только выписку из указанного документа в части, касающейся именно его трудовой деятельности. Если запрашиваемый документ не имеет отношения к работнику и при этом содержит конфиденциальную информацию, то отказ в передаче такого документа со стороны работодателя признается правомерным (апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 24.07.2012 по делу № 33-3230/2012).

Компания не вправе отказать работнику в выдаче служебной характеристики

Практика показывает, что часто возникают споры касательно выдачи работнику служебной характеристики. Запрос этого документа, как правило, осуществляется либо в момент прекращения трудовых отношений с работником, либо уже после расторжения трудового договора, когда работник не состоит в трудовых отношениях с работодателем. Отметим, что такой запрос является вполне законным и правомерным, поскольку норма ст. 62 ТК РФ в полной мере распространяется на работника и работодателя, которые уже не состоят в трудовых отношениях на момент запроса о предоставлении документов (см. определения Московского городского суда от 28.10.2010 по делу № 33-33920, Санкт-Петербургского городского суда от 18.01.2012 по делу № 33-410; апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 26.09.2012 по делу № 33-5598 и др.). Несмотря на выдвигаемые работодателями аргументы об отсутствии служебной характеристики в числе обязательных документов, которые оформляются работодателем в связи с наличием трудовых отношений и в рамках кадрового учета, следует все-таки согласиться с выводами судов о необходимости предоставления работнику служебной характеристики по его запросу.

Служебная характеристика на работника является документом, подтверждающим факт работы работника у определенного работодателя, то есть, по сути, справкой о работе, но составленной в более развернутом виде. Более того, спор о предоставлении характеристики приобретает еще большую актуальность в случаях, когда такая характеристика может объективно быть необходима работнику для поступления на работу в другую организацию. Часто при трудоустройстве требуется предоставить не просто справку с прежней работы, а развернутую характеристику с предыдущего места работы (например, для замещения некоторых должностей госслужбы). В данном случае суды особо обращают внимание на то, что на основании ст.ст. 37 и 55 Конституции РФ получение характеристики от бывшего работодателя является одним из способов реализации и защиты права работника на труд (определение Санкт-Петербургского городского суда от 18.01.2012 по делу № 33-410, апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 26.09.2012 по делу № 33-5598). Вместе с тем, как отмечается в судебных актах, за работодателем не закреплена обязанность предоставлять работнику исключительно положительную характеристику. И в случае спора о ее содержании каждой стороне спора, руководствуясь ст. 56 ГПК РФ, необходимо доказать основания своих требований или возражений.

Работодатель может отказать работнику в выдаче документов, связанных с расследованием дисциплинарного проступка

Как правило, в случае совершения работником дисциплинарного проступка, требующего сбора особых доказательств, исследования его сложности и иных обстоятельств, работодатели формируют комиссии и проводят полноценные служебные расследования, оформляя соответствующие акты и протоколы расследования. На практике такие документы содержат результаты исследования фактических обстоятельств совершенного проступка и их юридическую оценку, а также анализ предшествующей работы и поведения работника. Одним из наиболее спорных и часто возникающих на практике вопросов является правомерность запроса работником документов, в которых отражены процесс и/или результат такого служебного расследования по вопросу о привлечении работника к дисциплинарной ответственности.

Как следует из положений трудового законодательства (гл. 30 ТК РФ), при привлечении работника к дисциплинарной ответственности как таковое служебное расследование в его традиционном понимании (то есть с формированием комиссии) работодатель проводить не обязан. При этом в соответствии со ст. 193 ТК РФ единственным документом, с которым работодатель должен ознакомить работника по факту дисциплинарного проступка, является приказ о применении дисциплинарного взыскания. В связи с этим, полагаем, что документы, которыми оформляется процесс и/или результат такого служебного расследования (за исключением вышеуказанного приказа о применении дисциплинарного взыскания), по общему правилу могут не передаваться работнику как не связанные непосредственно с его трудовой деятельностью. Судебная практика подтверждает, что отказ работодателя в предоставлении работнику таких документов является правомерным (определение Московского областного суда от 27.05.2010 по делу № 33-8537/2010). В свою очередь необходимо отметить, что в случае оспаривания работником в судебном порядке наложения дисциплинарного взыскания, данные документы с большой долей вероятности будут истребованы судом и/или работником, что повлечет возможность работника как участника судебного процесса ознакомиться с данными документами к (ч. 1 ст. 35 ГПК РФ)

Резюмируя сказанное, отметим, что при поступлении от работника запроса о предоставлении документов имеет смысл выполнить следующие действия:

проанализировать запрос работника с точки зрения относимости запрашиваемых документов к конкретному работнику и конкретики запроса; определить, содержит ли запрашиваемый документ конфиденциальную информацию (в том числе коммерческую тайну работодателя), не будут ли нарушены права третьих лиц (в том числе право на охрану и защиту персональных данных других работников) при передаче документа работнику, и осуществить соответствующие действия; соблюсти установленный ст. 62 Трудового кодекса РФ 3-дневный срок выдачи документов работнику; а в случае принятия решения об отказе в предоставлении документов при наличии обоснованной позиции такого отказа – аналогичный срок направления отказа работнику.

Также следует учитывать, что за неправомерный отказ в предоставлении копий документов, запрашиваемых работником, работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании ст. 5.27 КоАП РФ.

Отказ в выдаче копии локального акта признается судами правомерным

Отказ в выдаче копии локального акта признается судами правомерным

Нередко между работодателями и работниками возникают споры по вопросу о правомерности предоставления работникам локальных нормативных актов работодателя. Следует отметить, что в настоящее время существует судебная практика, согласно которой отказ в предоставлении работникам подобного рода документов работодателя признается правомерным (определения Липецкого областного суда от 04.05.2011 по делу № 33-1154/2011, Московского городского суда от 08.02.2012 по делу № 33-3328). При толковании ст. 62 ТК РФ суды исходят из того, что на работодателе лежит обязанность предоставить лишь документы, содержащие персональную информацию о работнике, связанную с выполнением им конкретной трудовой функции у работодателя. Что касается локальных нормативных актов, то законодательство предусматривает обязанность работодателя только по ознакомлению с ними работников под роспись (ст. 22 и ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Следует отметить, что данная позиция судов не является бесспорной, и при получении запроса от работника работодателю следует в каждом конкретном случае проанализировать, правомерен ли запрос о представлении копии того или иного локального нормативного акта. При этом в ряде случаев отказ в предоставлении таких актов может быть признан необоснованным (например, в случае если в качестве локального нормативного акта утверждена должностная инструкция работника, определяющая его трудовые обязанности).

Работник потребовал предоставить ему документы, связанные с работой, однако в них фигурируют персональные данные других работников. Должен ли работодатель удовлетворить запрос работника? Да, должен, если этот документ связан с его работой Нет, не должен, поскольку возможно нарушение законодательства о персональных данных Да, должен, но лишь в части, касающейся этого работника, например, сделав выписку из документа Если документ содержит персональные данные работника, то работодатель должен сделать выписку из документа касательно трудовой деятельности этого работника, поскольку у последнего отсутствует доступ к данной конфиденциальной информации.

Скоро в журнале «Юрист компании»
    Узнать больше


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Cтать постоян­ным читателем журнала!

      Cтать постоян­ным читателем журнала

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      © 2007–2018  ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Юрист компании» –
      первый практический журнал для юриста

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации  ПИ № ФС77-62254 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Простите, что прерываем ваше чтение

      Это профессиональный сайт для юристов-практиков. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего полторы минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Вы продолжите читать статью через 1 минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль