В сделках используются электронные документы. Что важно учесть на случай налоговой проверки

482
Основной вопрос: компания планирует перейти в отношениях с контрагентами на электронный документооборот. Примут ли налоговые органы в целях исчисления налогов подтверждающие документы в электронном виде? Решение: электронные документы могут служить подтверждением хозяйственных операций компании. Но если инспекция потребует их представить, в большинстве случаев придется оформить бумажные копии.

 

В сделках используются электронные документы. Что важно учесть на случай налоговой проверки
Дмитрий Казанцев, юрист электронной торговой системы B2B-Center

Современные технологии позволяют при заключении и исполнении сделок перейти на электронный документооборот. Это касается как заключения договоров, так и оформления первичных учетных документов, счетов и платежных поручений, счетов-фактур, получения банковских выписок с лицевого счета компании. Однако в российской правоприменительной практике для целей гражданско-правовых отношений и для налоговых отношений юридическая значимость электронных документов различается. В первом случае юридическая значимость документов определяется нормами Гражданского кодекса и законодательства об информации и электронной подписи, во втором случае – нормами Налогового кодекса и подзаконных актов ФНС России. Эта статья о том, какие документы по сделке компании достаточно хранить в электронном виде, а какие на случай налоговой проверки лучше все-таки дублировать в бумажном виде или оформлять бумажные копии.

Форма представления документов при налоговой проверке

 Порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи утвержден приказом ФНС России от 17.02.11 № ММВ-7-2/168@ . В нем, в частности, установлено, что истребуемый документ направляется в виде установленного формата с подписью ЭЦП налогоплательщика и с указанием реквизитов требования налогового органа о представлении документов.

Пункт 2 статьи 93 Налогового кодекса предусматривает, что при проведении налоговой проверки компания вправе представить в налоговый орган истребуемые документы в электронном виде. Но, во-первых, это возможно только по телекоммуникационным каналам связи (то есть передача в инспекцию документов, которые имеются у компании лишь в электронном виде, на каком-либо носителе – флеш-карте, диске и т. д. – не допускается). Во-вторых, такое право у налогоплательщика есть лишь в том случае, если истребуемые документы составлены не просто в электронном виде, а именно по форматам, установленным ФНС России . Следовательно, документы изначально должны быть составлены в этих форматах. Другими словами, возможность передачи документов в электронном виде возникает у налогоплательщиков только после того, как ФНС России разработает необходимые правовые акты и программное обеспечение ( п. 2 письма ФНС России от 03.09.10 № АС-37-2/10613@).

Форматы утверждены не для всех документов. В настоящее время форматы разработаны лишь для некоторых видов документов – счетов-фактур, товарных накладных по форме № ТОРГ-12 и актов приемки-сдачи работ (услуг). Форматы для них утверждены приказами ФНС России от 21.03.12 № ММВ-7-6/172@ «Об утверждении форматов первичных учетных документов» (далее – приказ № ММВ-7-6/172@) и от 05.03.12 № ММВ-7-6/138@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур <_26_hellip3b_> в электронном виде» (далее – приказ № ММВ-7-6/138@).

Поэтому только вышеназванные документы, составленные в электронном виде, при условии их соответствия утвержденным форматам компания может передать налоговикам непосредственно в электронном виде. Любые другие документы можно представить только на бумажном носителе в виде копий, заверенных самой проверяемой компанией ( п. 2 ст. 93 ГК РФ).

 Понятие квалифицированной электронной подписи фактически равноценно понятию электронной цифровой подписи (ЭЦП), которая регулируется Федеральным законом от 10.01.02 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (до 1 июля 2013 года этот закон применяется наряду с законом № 63-ФЗ ).

Подпись в электронном документе. Если истребуемый документ имеется у компании лишь в электронном виде, но составлен не по установленным форматам, или формат для этого документа вообще не утвержден ФНС России, то компания должна передать его в инспекцию в распечатанном виде с отметкой «копия верна» (что должно быть заверено печатью компании и подписью ее руководителя). Причем Минфин России в своих письмах неоднократно подчеркивал, что в таком случае на документе должна быть еще и отметка о том, что оригинал подписан квалифицированной электронной подписью или электронной цифровой подписью ( письма Минфина России от 11.01.12 № 03-02-07/1-1 , от 11.01.12 № 03-02-07/1-2 , от 03.11.11 № 03-07-11/297 , от 15.09.11 № 03-02-08/96 ). При этом Минфин России исходит из того, что электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе с собственноручной подписью, если он подписан квалифицированной электронной подписью ( ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», далее – закон № 63-ФЗ). Хотя на самом деле соглашением между участниками электронного взаимодействия (в частности, контрагентами по сделке) может быть предусмотрено использование простой (то есть неквалифицированной) электронной подписи и ее равнозначность собственноручной ( ч. 2 ст. 6 закона № 63-ФЗ). Однако те документы, которые, согласно законодательству или обычаю делового оборота, должны быть помимо подписи заверены печатью, в электронном виде признаются равнозначными бумажному документу, если они заверены именно квалифицированной электронной подписью ( ч. 3 ст. 6 закона № 63-ФЗ).

Электронные документы как доказательство совершения сделок (налоговых операций)

Форма представления налоговым органам документов в электронном виде – это лишь один из аспектов, связанных с электронным документооборотом. Второй аспект – это доказательственная сила электронных документов в налоговых спорах. Иногда проверяющие делают вывод о том, что те или иные хозяйственные операции, влияющие на налогообложение, компания не доказала, и в результате считают не подтвержденными, например, расходы компании в целях исчисления налога на прибыль или вычеты по НДС. Это влечет за собой доначисление соответствующих налогов, пеней и штрафов. Свою позицию налоговые органы объясняют тем, что соответствующие операции подтверждаются документами в электронном, а не бумажном виде. Но в этих случаях у компании есть шансы доказать свою правоту в суде.

Nota bene!С помощью электронных писем можно подтвердить факт совершения сделки, только если их формулировки недвусмысленно свидетельствовали о договорных отношениях контрагентов. Так, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 23.01.12 по делу № А56-9725/201 отклонил ссылку ответчика на электронное письмо, которым тот пытался доказать факт поставки товара. Это письмо содержало лишь данные об автомашинах и водителях без какой-либо ссылки на заключенный между сторонами договор, и из него невозможно было установить, какое отношение имеют упоминающиеся в нем данные к отгрузке товара.

Электронные документы о заключении сделки. Согласно статье 434 Гражданского кодекса, договор в письменной форме может быть заключен в том числе путем обмена документами посредством электронной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. Для достоверного установления субъекта волеизъявления как раз используется электронная подпись. Часть 4 статьи 11 Федерального закона от 27.07.06 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее – закон № 149ФЗ) допускает обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью, в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений.

Однако на практике стороны нередко обмениваются в целях заключения сделки электронными сообщениями без применения электронной подписи. В этих случаях налоговые органы зачастую не признают налоговые последствия хозяйственных операций по таким сделкам, ссылаясь на то, что они недействительны из-за несоблюдения простой письменной формы сделки. Но суды эту позицию, как правило, не поддерживают.

 

ПРИМЕР ИЗ ПРАКТИКИ

Налоговая инспекция признала необоснованными вычеты по НДС, которые компания заявила по хозяйственным операциям, совершенным с одним из контрагентов (поставщиком). Инспекция обосновала свою позицию, в частности, тем, что взаимоотношения между контрагентами не могут быть признаны сделкой, так как между ними отсутствует договор, составленный в письменной форме. Стороны действительно не подписывали договор в виде бумажного документа, однако поставки осуществлялись по электронным заявкам, направляемым компанией-покупателем, и подтверждались товарными накладными и счетами-фактурами, составленными в бумажной форме. Компания успешно оспорила решение инспекции в суде. Суд первой инстанции отметил, что несоблюдение простой письменной формы сделки влечет ее недействительность только в случаях, прямо указанных в законе или соглашении сторон ( п. 2 ст. 162 ГК РФ). В отношении обычного договора поставки такое последствие законодательством не предусмотрено. Следовательно, применяется иное последствие, а именно: стороны лишаются права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но имеют право приводить письменные и другие доказательства ( п. 1 ст. 162 ГК РФ). Поскольку в деле имелись доказательства реального совершения сделок (счета-фактуры, товарные накладные, платежные поручения), суд указал, что отсутствие договора, заключенного в письменной форме, не влечет за собой каких-либо негативных последствий для налогоплательщика, в том числе и для определения его налоговых обязательств. Суды вышестоящих инстанций с этой позицией согласились ( решение Арбитражного суда Челябинской области от 18.01.08 по делу № А76-25829/2007 , постановления Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 15.05.08 , ФАС Уральского округа от 29.07.08 , определение ВАС РФ от 17.10.08 № 13675/08 ).

Nota bene!Об отличиях простой электронной подписи от квалифицированной, а также о возможностях применения этих подписей см. статью «Новый закон об электронных подписях. Стоит ли отказываться от бумажных договоров» («Юрист компании» № 7, 2011).

В другом деле суд тоже признал ошибочной позицию налогового органа, отказавшего компании в возмещении из бюджета НДС на основании того, что ее экспортные контракты были заключены посредством электронной связи ( постановление ФАС Северо-Западного округа от 14.11.07 по делу № А05-1987/2007 ).

При этом необходимо учитывать, что если в ходе налоговой проверки потребуется представить договоры, которые компания заключила с контрагентом в электронной форме, то их необходимо будет передать в инспекцию в виде бумажных копий, так как форматов для договоров в электронном виде ФНС России не утверждала.

Первичные документы в электронной форме. В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11. 96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – закон № 129-ФЗ) все хозяйственные операции компании должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. На основании этих же первичных документов ведется и налоговый учет ( абз. 9 ст. 313 НК РФ).

Nota bene!На практике подтверждение правоотношений контрагентов путем обмена документами, заверенными ЭЦП, давно отработано электронными торговыми площадками. Такой опыт имеет и площадка B2B-Center: в процессе размещения заказа каждая организация подтверждает все свои юридически значимые действия электронной подписью. В случае возникновения спора и организатор торгов, и любой его участник может в суде ссылаться на такое подписанное ЭЦП сообщение как на доказательство.

Согласно пункту 7 статьи 9 закона № 129-ФЗ, первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. При этом первичный учетный документ должен содержать личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления ( подп. «ж» п. 2 ст. 9 закона № 129-ФЗ). Поэтому с учетом нормы части 4 статьи 11 закона № 149-ФЗ первичный учетный документ в электронном виде равнозначен бумажному только при наличии в нем электронных подписей ответственных лиц. В такой ситуации дублирование электронного первичного документа на бумажном носителе не требуется. Это подтвердил Президиум Высшего арбитражного суда в постановлении от 20.09.11 № 5365/11 . В данном деле компания-грузоотправитель заключила с ОАО «РЖД» соглашение о том, что оформление перевозочных документов осуществляется посредством автоматизированной системы в электронном виде, документы подписываются ЭЦП уполномоченными представителями сторон. Оформление груза к перевозке производится на основании электронной накладной без сопровождения перевозочными документами в бумажном виде, подлинником электронного документа является файл в согласованном формате. В дальнейшем между сторонами возник спор: грузоотправитель счел, что перевозчик просрочил доставку порожних вагонов и направил ему претензию об уплате пеней, приложив распечатки из компьютерной программы железнодорожных накладных. Однако ОАО «РЖД» оставило претензию без рассмотрения, ссылаясь на то, что к ним в нарушение требования законодательства не приложены накладные в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенных копий ( ст. 120 УЖТ РФ). В распечатанных накладных в графе «Выдача накладной грузополучателю» не было оттиска календарного штемпеля станции назначения. Тогда грузоотправитель обратился в суд, но его иск был оставлен без рассмотрения – суд тоже решил, что обязательный претензионный порядок не соблюден. Апелляционная и кассационная инстанции разделили это мнение. Однако Президиум ВАС РФ направил дело на новое рассмотрение, указав, что грузоотправитель представил все необходимые и достаточные документы для рассмотрения претензий по существу. Действующим законодательством не предусмотрено представление электронных документов на бумажном носителе с проставлением каких-либо штемпелей, поскольку сама сущность такого документа заключена в его электронной форме.

 Для доказывания юридической силы ЭЦП достаточно подтвердить три факта: сертификат ключа подписи, относящийся к этой ЭЦП, не утратил силы на момент подписания электронного документа (при наличии доказательств, определяющих момент подписания), подтверждена подлинность ЭЦП в электронном документе (это может подтвердить удостоверяющий центр) и ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи ( п. 1 ст. 4 Федерального закона от 10.01.02 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»).

В другом похожем деле стороны договора поставки согласовали в нем применение электронного документооборота с использованием ЭЦП при составлении первичной учетной документации: товарной накладной формы № ТОРГ-12, товарно-транспортных накладных, распоряжений на отгрузку и дополнительных соглашений к договору. В дальнейшем покупатель отказался оплатить товар, отрицая факт его получения (он ссылался на отсутствие товарных накладных в бумажном виде). Поставщик в доказательство представил файл, содержащий электронный документ товарной накладной, подписанной ЭЦП, и сертификат ключа подписи, которой была подписана эта накладная. Эти документы были выполнены на цифровых и бумажных носителях и содержали параметры, алгоритмы, значение и атрибуты ЭЦП. В результате суд пришел к выводу о подписании первичных документов надлежащим лицом ответчика и о доказанности факта передачи ему товара ( постановление ФАС Волго-Вятского округа от 11.08.10 по делу № А43-5226/2010 ).

В целях налогового учета компания тоже может использовать электронные первичные учетные документы с электронными подписями (квалифицированными или ЭЦП). Но, как было указано выше, в случае проверки она может отправить в инспекцию эти документы непосредственно в электронном варианте, только если они соответствуют формату, утвержденному для них ФНС России. В остальных случаях для передачи в инспекцию истребуемых документов их нужно будет оформить как бумажные копии.

Электронные счета-фактуры.Пункт 1 статьи 169 Налогового кодекса прямо допускает составление и выставление счетов-фактур в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком. Электронный счет-фактура подписывается квалифицированной электронной подписью ( п. 6 ст. 169 НК РФ). Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде утвержден приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н , а форматы для них – приказом ФНС России № ММВ-7-6/138@ . Кроме того, приказом ФНС России от 30.01.12 № ММВ-7-6/36@ утверждены форматы иных документов, необходимых при выставлении счетов-фактур в электронном виде, в частности документов, подтверждающих даты отправки и получения электронных счетов-фактур по телекоммуникационным каналам связи. Необходимо отметить, что возможность выставления счетов-фактур в электронном виде была подтверждена арбитражной практикой еще до того, как она была нормативно закреплена в законодательстве и, соответственно, до утверждения форматов ( постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 24.09.07 по делу № А32-5748/2007-11/147 ).

Роль электронных писем в гражданско-правовых спорах

Даже если электронная переписка велась без использования электронных подписей, при некоторых обстоятельствах она может стать одним из доказательств заключения договора.

Например, в одном деле компания отрицала факт заключения договора возмездного оказания услуг ввиду несоблюдения простой письменной формы сделки. В деле имелись лишь копии договора с подписями сторон, но оригинала не было, так как по утверждению одной из сторон договор был оформлен путем передачи документов по электронной почте. В то же время были представлены оригинал дополнительного соглашения к этому договору и распечатки сообщений, направленных электронной почтой, в которых работники сторон вели переговоры относительно исполнения договора (со ссылками на его номер и дату). Все это убедило суд в том, что договор был заключен и фактически исполнялся ( постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 17.05.11 по делу № А46-13727/2010 , определение ВАС РФ от 10.01.12 № ВАС-13847/11 ). На доводы компании о том, что в деле нет оригинала договора, суд возразил тем, что доказательствами не обязательно должны быть только подлинные документы ( ч. 9 ст. 75 АПК РФ). Так как каждая сторона представила тождественные копии договора, факт его заключения подтвержден допустимыми доказательствами ( ст. 68 , ч. 6 ст. 71 АПК РФ).
В другом деле между сторонами был заключен договор поставки в виде бумажного документа, но в нем фигурировало лишь общее наименование товарной группы – замороженные полуфабрикаты. Конкретное наименование и количество товара должно было определяться в заказах, которые покупатель по условиям договора направлял по электронной почте. Причем, согласно договору, заказы хранились на почтовом сервере до получения подписанных покупателями товарных накладных с наименованием и количеством товара, а также ссылкой на договор. В итоге поставщику достаточно было предъявить в суд эти накладные, чтобы подтвердить факт согласования условия о наименовании и количестве товара. С покупателя была взыскана договорная неустойка.

 

Скоро в журнале «Юрист компании»
    Узнать больше


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Cтать постоян­ным читателем журнала!

      Cтать постоян­ным читателем журнала

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      С 1 июня ГК изменится

      Вступят в силу новые положения ГК о расчетах и финансовых сделках – займе, кредите, факторинге. Читайте, как работать по новым правилам.

      Скорее прочесть

      Реальная стоимость юридических услуг не имеет значения для суда

      Обзор судебной практики за прошлую неделю.

      Получить

      Как теперь получить документы об изменениях в ЕГРЮЛ

      Поменялись правила, по которым инспекторы регистрируют и ликвидируют компании, а также вносят изменения в ЕГРЮЛ. Листы записи, свидетельства ИНН и уставы теперь будут выдавать только в электронном виде.

      Подробнее

      Памятка для юриста

      Если организация или предприниматель использует в бизнесе социальные сети или мессенджеры, юристу необходимо принять особые меры предосторожности. Три правила работы.

      Забрать

      © 2007–2018  ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Юрист компании» –
      первый практический журнал для юриста

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации  ПИ № ФС77-62254 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Простите, что прерываем ваше чтение

      Это профессиональный сайт для юристов-практиков. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего полторы минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Вы продолжите читать статью через 1 минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Только для зарегистрированных пользователей

      Всего минута на регистрацию и документы у вас в руках!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль