text
Юрист компании

Как сделать электронную подпись для использования в работе компании

  • 11 июля 2018
  • 368

Все больше операций в деловом обороте, судопроизводстве и взаимодействии с госорганами переводят в электронный формат. Можно заключить договор в электронном виде, подать электронные документы в суд, налоговую или иные инстанции. Для подтверждения действительности документов используют специальную программу, которая служит аналогом подписи. Как сделать такую электронную подпись, читайте в статье.

Для чего необходимо сделать электронную подпись

Компаниям или ИП все чаще требуется оформлять электронные документы. Например, это нужно при:

  • участии в электронных торгах в рамках госзакупок,
  • обращении в арбитражный суд через систему «Мой арбитр»,
  • использовании различных сервисов портала «Госуслуги»,
  • подаче документов в налоговую или иные госорганы,
  • заключении договоров в электронном виде и т. д.

Такие документы нужно закрепить электронной цифровой подписью. Это специальная программа, в электронном документообороте она заменяет обычную подпись, которую ставят в бумажном документе. Каждая подпись – это уникальный программный код, который ассоциируется с конкретным владельцем.

Например, собственную подпись оформляют директору, который действует от лица и в интересах компании. Нередко своей подписью пользуется главный бухгалтер. На юриста заказывают отдельную подпись – она необходима, чтобы использовать онлайн-сервисы для взаимодействия с госорганами и судебными инстанциями.

Подготовлено по материалам Системы Юрист


Получить бесплатный доступ

Перед тем как сделать электронную подпись, определите, в каких целях сотрудник будет применять программу. От этого зависит, какой именно вариант оформлять. Также выдайте сотруднику доверенность на право подписывать те или иные документы, если заказываете подпись не для директора.

Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» выделяет несколько вариантов программы:

  • простая,
  • неквалифицированная,
  • квалифицированная (ст. 5 закона № 63-ФЗ).

Они отличаются в том числе степенью защиты. Для некоторых операций достаточно простой или неквалифицированной подписи, для других необходима квалифицированная. Учитывайте это, когда будете оформлять электронную подпись.

Читайте в Системе Юрист

Получить доступ и прочесть

Как сделать электронную подпись для сотрудников коммерческой компании или унитарного предприятия

ИП и организации корпоративного типа заказывают программу в одном из удостоверяющих центров. Такие центры – это коммерческие организации, ИП или органы власти, которые занимаются созданием и выдачей сертификатов ключей проверки (п. 7 ст. 2 закона № 63-ФЗ). Центр может быть аккредитованным или неаккредитованным. Аккредитацию получают добровольно. Она означает, что в Минкомсвязи проверили центр и сочли его деятельность соответствующей требованиям закона (п. 8 ст. 2 закона № 63-ФЗ). Министерство публикует список аккредитованных организаций на своем сайте.

Чтобы получить квалифицированную подпись, обращайтесь только в аккредитованный центр.

Только в аккредитованном удостоверяющем центре можно получить ключ квалифицированной подписи, который нужен, например, для сдачи электронной отчетности. Квалифицированная электронная подпись имеет дополнительную защиту – ключ проверки, который выдается аккредитованными удостоверяющими центрами.

Как подобрать документы, чтобы сделать электронную цифровую подпись

Если за получением подписи обращается гражданин или ИП, он предоставляет:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий его личность;
  • свидетельство о пенсионном страховании с указанием СНИЛС (ст. 18 закона № 63-ФЗ).

Если электронную подпись оформляют сотруднику организации, нужно направить в удостоверяющий центр:

  • учредительные документы;
  • выписку из ЕГРЮЛ;
  • документ с подтверждением госрегистрации;
  • свидетельство о постановке на учет в ФНС;
  • документы с подтверждением полномочий руководителя компании (например, решение собрания о назначении директора);
  • если компания иностранная, перевод на русский язык документов о госрегистрации, которые она получила в другой стране (ст. 18 закона № 63-ФЗ).

После того как в центре сделают для заявителя электронную подпись, программу выдают пользователю. В каком порядке и в какие сроки это происходит, узнайте из регламента конкретного центра. В комплект входят:

  • ключ для создания подписи на том или ином информационнмо носителе (например, на флеш-карте);
  • квалифицированный сертификат, в котором указан ключ проверки подписи.

Сертификат служит доказательством наличия у его владельца ключа подписи (ст. 17 закона № 63-ФЗ).

У пользователей возникает вопрос, можно ли сделать электронную подпись самому, без обращения в центр, и как это сделать. Чисто технически в ПО MS Office можно выбрать в меню опцию «Строка подписи» и заполнить поле. Также существуют специальные программы криптообеспечения, которые позволяют создавать подписи в том числе с факсимильными изображениями. Однако такие варианты не годятся для взаимодействия с госорганами или иных операций, где нужна квалифицированная подпись. Задача подписи – подтвердить подлинность содержания документа, а надежность подписи обеспечивается трудностью подделки. Поэтому лучше обратиться в удостоверяющий центр и оформить программу по всем правилам.

Как получить подпись для унитарного предприятия

Подписью пользуются не только участники госзакупок, но и организации, которые выступают в роли заказчика. Унитарному предприятию, которое организует закупки, для получения подписи нужно подать документы в Казначейство РФ. Данное ведомство наделили полномочиями по выдаче ключей подписи и сертификатов проверки для взаимодействия с ЕИС (письмо Минэкономразвития от 08.11.2016 № Д28и-2924).

Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.
Попробуйте бесплатный доступ на 3 дня >>

Обзоры последних изменений

Главные изменения в законодательстве в 2018 году
Посмотрите изменения, которые вступают или уже вступили в силу в 2018 году.

Директоров и учредителей станут чаще привлекать по долгам компании
И другие выводы из Обзора практики Верховного суда № 2/2018 от 04.07.2018

Закупки по Закону № 44-ФЗ с 1 июля: все изменения в одной инструкции
С 1 июля все конкурентные закупки можно проводить в электронном виде, правила для закупок в бумажном виде тоже изменились. Законодатели ввели в Закон № 44-ФЗ новые статьи, которые срочно нужно изучить.

Формулировки договоров, из смысла которых суды делают вывод, что стороны не установили досудебный порядок
Обзор практики.

Изменения в КоАП РФ в 2018 году
Все поправки в одной таблице.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для юристов-практиков. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего полторы минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Вы продолжите читать статью через 1 минуту
×
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Вы сможете скачать любые документы и получите бесплатный доступ ко всем материалам на сайте.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
×
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.