text
Юрист компании

ГОСТ по делопроизводству и документообороту – 2018: что изменится в правилах

  • 15 июня 2018
  • 12026

С 1 июля 2018 года оформлять документы нужно будет по правилам нового ГОСТа по делопроизводству и документообороту. Стандарт должен был начать действовать летом 2017 года, но введение изменений отложили.

Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте со специализированным юридическим контентом. Для чтения статьи может потребоваться регистрация. 

С 1 июля 2018 года вступает в силу новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту, ГОСТ Р 7.0.97-2016. Изменения в сфере оформления документов коснутся всех компаний, независимо от их рода деятельности. Новые правила будут действовать вместо правил ГОСТ Р 6.30-2003.

Согласно ГОСТу 2018 года в делопроизводстве начнут использовать новые реквизиты и откажутся от нескольких прежних

По требованиям предыдущего стандарта использовали 30 различных реквизитов. Большинство реквизитов не поменяется, и общее число остается 30. Но часть их объединили, некоторые убрали и добавили несколько новых.

По новому ГОСТУ при оформлении документов с 1 июля 2018 года будут применять:

  1. «Наименование структурного подразделения – автора документа» (06). Отметку делают в документе, который оформляет данное подразделение, под названием компании. Наименование лучше писать заглавными буквами. Например, если документ оформляет бухгалтер, указывают: «БУХГАЛТЕРИЯ».
  2. «Наименование должности лица – автора документа» (07). Под названием организации указывают создателя документа. Например: «ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР».
  3. «Гриф ограничения доступа к документу» (14). Такую отметку будут ставить, если данный документ могут использовать только некоторые лица. Например, если он относится к коммерческой тайне. Гриф проставляют в верхнем правом углу на первом листе документа, на границе верхнего поля. О том, какие грифы ограничения доступа использует компания, нужно составить отдельный локальный акт.
  4. «Отметка об электронной подписи» (23). Ее нужно поставить в месте, где в бумажной версии поставили бы обычную подпись. В реквизите обязательно должны присутствовать несколько элементов. Это текст «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа подписи, ФИО владельца и срок действия сертификата.

Срочное сообщение для юриста! В офис пришла полиция

Из ГОСТа убрали часть реквизитов, с 1 июля 2018 года они не понадобятся организациям при оформлении документов

В новом стандарте ряд реквизитов объединили, а другие исключили. Изменилось соответствие некоторых номеров реквизитам. Например, по прежним правилам применяли 04 – «Код организации», 07 – «Код формы документа». Теперь под номером 04 – «Код формы документа». «Код организации», а также ОГРН (05) и ИНН/КПП (06) объединили со «Справочными данными об организации», номер 08, а не 09, как раньше. Объединили прежние реквизиты 01 и 02: теперь существует единый реквизит «Герб» (01). Сюда отнесли герб РФ, гербы субъектов РФ, геральдические знаки и гербы муниципальных образований.

У реквизита «Виза согласования документа» был номер 24. Теперь этот реквизит называется «Виза», номер присвоили 21. Реквизит «Идентификатор электронной копии документа» (30) использовать больше не будут. Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» (03) разделили на два разных: «Эмблема» (02) и «Товарный знак (знак обслуживания)» (03). Есть и другие изменения.

В отношении документов ГОСТ по делопроизводству вводит в 2018 году новые правила оформления 

Помимо списка реквизитов, скорректировали их состав и требования к оформлению:

  1. Реквизит «Адресат» (15). Его состав расширили. Если компания отправляет обычное письмо, в реквизите все равно проставляют адрес электронной почты. А вот если письмо уйдет по факсу или е-mail, не нужно отмечать полный адрес получателя, достаточно номера факса или электронного адреса. В письма должностным лицам можно ставить «г-ну» или «г-же».
  2. Реквизит «Отметка об исполнителе» (25). Здесь нужно прописать полностью фамилию, имя, отчество исполнителя, а также указать номер его телефона. Также сведения об исполнителе можно дополнить названием его должности, указанием подразделения, где он работает, электронным адресом.
  3. Реквизит «Дата документа» (10). Если месяц в документе обозначают словом, а не цифрами, день можно написать без нуля. Например: «5 июня 2018 года», а не «05 июня 2018 года».

Также согласно ГОСТ с 01.07.2018 в делопроизводстве начнут действовать новые правила по оформлению документов. Для текста предпочтительно использовать:

  • шрифты Times New Roman (размер 13–14), Arial (размер 12–13), Verdana (размер 12–13), Calibri (14);
  • интервал 1-1,5;
  • отступ 1,25 см.

Страницы документов должны быть пронумерованы, если их больше одной. Нумеруют в середине поля на расстоянии не менее 1 см от верхнего края листа. Допускают двустороннюю печать документа. При этом левое поле на лицевой стороне и правое на оборотной должны совпадать по ширине.

Копии трудовых также заверяют по новым правилам

ГОСТ по делопроизводству вводит в 2018 году новые правила для удостоверения копий трудовых книжек:

  1. Отметку о заверении ставят в копии документа под реквизитом «Подпись» или в нижнем крае листа, если документ без подписи.
  2. На копиях для внутреннего пользования ставят «Верно», указывают должность заверяющего и дату заверения. Также заверяющий расписывается и делает расшифровку подписи.
  3. На копиях для внешнего пользования нужно указать место хранения оригинала трудовой. Отметку о заверении следует подкрепить печатью или штампом компании. Штамп изготавливают специально для заверения таких копий: в его тексте указывается то же адрес хранения оригинала, что и в самой копии.
  4. Оттиск печати в копии не должен соприкасаться с подписью. Нужно, чтобы печать «легла» на часть названия должности (не менее 80%). Оттиск нельзя ставить между должностью заверившего и его фамилией.

НА САМОМ ПИКЕ
Сейчас или никогда! Подписка на год 21 912 ₽

13 990 ₽

Cкорее подписаться!

Незаменимые помощники в работе юриста


Юрист компании

Система Юрист
Система Юрист

Высшая школа юриста
Высшая школа юриста


Программа
учета судебных дел XSUD


Проверка контрагентов
для юристов

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для юристов-практиков. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего полторы минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Вы продолжите читать статью через 1 минуту
×
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Вы сможете скачать любые документы и получите бесплатный доступ ко всем материалам на сайте.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
×
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.