text
Юрист компании

Сроки хранения документов в организации в 2018 году: таблица

  • 6 апреля 2017
  • 9246

Компания обязана хранить бухгалтерские, налоговые и некоторые другие документы. Для каждого вида документов установили свои сроки хранения.

Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте со специализированным юридическим контентом. Для чтения статьи может потребоваться регистрация. 

Компании хранят документы бухучета, налоговые документы, кадровые, корпоративные и многие другие. Для ряда документов существуют особые сроки обязательного хранения. Многие документы хранят с учетом требований Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 в соответствии с законом № 125-ФЗ.

Вид 

Срок хранения

Регистры налогового учета, налоговые декларации, налоговые расчеты по авансовым платежам, справки по форме 2-НДФЛ и т. д.

5 лет после окончания периода, за который они составлены

Договоры и соглашения по сделкам, первичные документы 

Акты сверок

Документы, связанные с исчислением и уплатой страховых взносов (расчет по взносам, больничные листы, платежные поручения на перечисление взносов)

В течение шести лет после окончания года, в котором бумаги последний раз использовался для начисления взносов и составления отчетности

4-ФСС

годовые — постоянно, квартальные — 5 лет

Кассовые документы, связанные с выплатой зарплаты (например, расчетно-платежные ведомости по форме № Т-49)

В течение пяти лет после окончания года, в котором составлены данные бумаги. При отсутствии лицевых счетов кассовые документы, связанные с выплатой зарплаты, необходимо хранить 75 лет

Годовая бухгалтерская отчетность, бухгалтерская отчетность по МСФО

Постоянно, то есть в течение всего срока существования компании

Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН

Документы учетной политики

5 лет после окончания года, в котором она использовалась для составления бухгалтерской отчетности

Аудиторское заключение к годовой бухгалтерской отчетности

Постоянно

Регистры бухгалтерского учета (главная книга, различные журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные списки и др.)

5 лет

Первичные документы, которые подтверждают понесенные убытки

Плательщики налога на прибыль обязаны хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков. Аналогичный срок предусмотрен для «упрощенцев» с объектом доходы минус расходы, для субъектов, применяющих ЕСХН. А также плательщиков НДФЛ в отношении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок

Инвентарные карточки учета основных средств

5 лет после ликвидации основного средства

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности

5 лет

Сроки хранения правоустанавливающих и корпоративных документов

Для учредительных документов, а также правоустанавливающих документов, существуют особые сроки хранения. Постоянно хранятся:

  • любые документы, которые имеют отношение к регистрации юридического лица (например, заявления, выписки из ЕГРЮЛ, свидетельства о регистрации юридического лица, о ликвидации организации и т. д.);
  • корпоративные документы (устав и другие учредительные документы, изменения к ним, корпоративный договор, протоколы учредительных собраний, список учредителей и др.). Локальные акты о коллегиальных, исполнительных и других органах компании хранят постоянно. Но если вносили изменения, старые версии хранят в течение 3 лет с момента принятия новых;
  • правоустанавливающие документы (свидетельства и сертификаты на право собственности, владения, пользования имуществом, регистрацию фирменного наименования, знаков обслуживания).

Кроме того, компания постоянно хранит документы о структурных подразделения, филиалах и представительствах:

  • уведомления об их учреждении,
  • локальные акты, которые регулируют их работу. Если такие локальные акты обновляли, прежние версии хранят в течение 3 лет.

Помимо этого, постоянно хранят лицензии компании и их заверенные копии. Также постоянно хранят локальные акты о введении режима коммерческой тайны.

Компания должна сохранять в течение 5 лет информационные письма, извещения, уведомления о постановке на учет в регистрирующих органах.

Программа учета судебных дел XSUD

Систематизирует информацию по судебным делам, ведет учет исполнительного производства, строит отчеты и помогает организовать работу юристов.

Попробовать бесплатно

Сроки хранения бухгалтерских документов

Документы бухучета необходимо хранить в течение 5 лет. В некоторые случаях закон предписывает хранить документы дольше. Срок хранения таких документов начинается с 1 января после года, когда их включали в бухгалтерскую отчетность в последний раз.

Сроки хранения налоговых документов

Компания должна хранить налоговые документы 4 года. Срок хранения считают с 1 января после окончания года или другого налогового периода, когда документ последний раз понадобился для определения сумм налоговых отчислений.

Сроки хранения страховых документов

Документы по страховым взносам хранят в компании в течение 6 лет. Срок хранения начинается с 1 января после того года, когда последний раз сумму страховых взносов определяли с помощью данного документа.

Сроки хранения кадровых документов

Документацию отдела кадров хранят по-разному. Общее правило – срок хранения определяют с даты подписания документа. Если документ составили до 1 января 2003 года, хранить нужно 75 лет. Если документ издали после этой даты, срок хранения равен 50 годам.

Сроки хранения договоров организации

К хранению договоров существуют отдельные требования, в зависимости от типа договора. Некоторые соглашения следует хранить 5 лет с даты завершения срока действия документа. По общему правилу, если не указаны специальные сроки хранения, компания хранит договоры не менее 3 лет со дня окончания действия соглашения. 3 года – общий срок исковой давности, за это время может понадобиться представить договор как доказательство в суд. Столько же хранят документы, которые получили от контрагентов.

Сроки хранения доверенностей

Доверенности на представление интересов компании хранят постоянно. Если доверенность выдали в связи с конкретным договором, ее нужно хранить столько же, сколько сам договор. Доверенность на представление интересов компании в суде хранят до завершения судебного разбирательства. Общий срок хранения доверенностей – не меньше срока исковой давности.

Сроки хранения судебного архива

По общему правилу документы, которые представляют в суд, компания должна хранить 5 лет с даты принятия судебного акта. Компания по своему усмотрению может определить более длительный срок хранения судебного архива.

Сроки хранения рабочей корреспонденции

Период хранения корреспонденции зависит от степени важности писем и их содержания. Например, переписку с контрагентом хранят в течение периода действия договора, а также следующие три года с момента прекращения договора. То же правило действует в отношении почтовых уведомлений. Запросы, уведомления от госорганов и т. п. хранят или согласно указаниям закона, или в течение 3 лет с момента получения.

Читайте в рекомендациях Системы Юрист

Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.
Попробуйте бесплатный доступ на 3 дня >>

Обзоры последних изменений

Главные изменения в законодательстве в 2018 году
Посмотрите изменения, которые вступают или уже вступили в силу в 2018 году.

Директоров и учредителей станут чаще привлекать по долгам компании
И другие выводы из Обзора практики Верховного суда № 2/2018 от 04.07.2018

Закупки по Закону № 44-ФЗ с 1 июля: все изменения в одной инструкции
С 1 июля все конкурентные закупки можно проводить в электронном виде, правила для закупок в бумажном виде тоже изменились. Законодатели ввели в Закон № 44-ФЗ новые статьи, которые срочно нужно изучить.

Формулировки договоров, из смысла которых суды делают вывод, что стороны не установили досудебный порядок
Обзор практики.

Изменения в КоАП РФ в 2018 году
Все поправки в одной таблице.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для юристов-практиков. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего полторы минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Вы продолжите читать статью через 1 минуту
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Вы сможете скачать любые документы и получите бесплатный доступ ко всем материалам на сайте.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
и скачать файл
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.