Специальные цены на подписку в феврале >>
Юрист компании

Где хранить договоры компании

  • 8 февраля 2017
  • 8114

Компания ведет напряженную деятельность и исполняет много договоров. Хранить договоры можно у бухгалтеров, юристов или в отделе делопроизводства. У каждого способа есть свои удобства.

Когда у компании большое количество договоров, необходимо установить четкий порядок их хранения. Если этого не сделать, юрист потратит слишком много времени, когда потребуется найти договор, чтобы представить его в суд. Если же юрист так и не найдет договор, организация рискует проиграть дело в суде. Оптимальные условия хранения позволят организовать учет договоров и избежать потерь.

Хранить договоры можно в бухгалтерии, в юридическом отделе либо в канцелярии. Каждый из способов имеет свои плюсы и минусы.

Хранить договоры можно в бухгалтерии

Чаще всего оригиналы договоров хранят в бухгалтерии. Это объясняется тем, что хранение договоров и иных первичных документов – элемент бухучета. Именно бухгалтерия хранит первичные документы и по запросу представляет их в налоговую инспекцию.

Недостаток такого способа в том, что юристам и менеджерам договоры бывают нужны намного чаще, чем бухгалтерам. Это отнимает у сотрудников бухгалтерии время на поиск нужных документов, а юристам доставляет неудобства в случаях, когда необходимо срочно получить договор на руки.

☆ Совет от редакции: вести учет договоров удобно в специальном сервисе. Получите пробный доступ к сервису «Учет договоров».

Хранить договоры можно в юридическом отделе

Хранить договоры у юристов удобно по трем причинам:

  • именно юридический отдел разрабатывает договоры и дополнительные соглашения к ним, а также проверяет итоговый текст перед тем, как его подпишут;
  • в юридическом отделе хранятся документы, которые связаны с заключением договоров (переписка сторон, протоколы разногласий, копии учредительных документов контрагентов и т. д.);
  • сотрудники юридического отдела, как правило, ведут реестр договоров компании.

Недостаток – юристам придется отвлекаться, чтобы выдавать договоры бухгалтерам, представлять их по запросам налоговой инспекции и т. п.

Хранить договоры можно в канцелярии

Если у компании много контрагентов, значит, много и договоров. В таком случае хранить и вести учет всех заключенных договоров поручают отделу делопроизводства или канцелярии. Это удобно тем, что именно канцелярия регистрирует все исходящие и присланные контрагентами документы. После того как оформленный договор зарегистрировали, работники канцелярии делают необходимое число копий, а затем разносят их по отделам и исполнителям. Сами же оригиналы договоров хранят в специально отведенном месте.

Окончательное решение о том, где нужно хранить договоры, принимает руководитель организации. Юристу нужно взвесить все риски и решить, какой вариант ему будет удобнее. После этого стоит попросить руководителя утвердить именно этот вариант.

Как хранить договоры

Чтобы договоры было удобно хранить, их нужно систематизировать и разложить по папкам. Это можно сделать:

  • по видам (поставка, аренда, кредитные договоры и т. п.);
  • дате заключения договора;
  • наименованию контрагента.

Лучше систематизировать договоры сразу по нескольким критериям.

Если юрист помещает договоры в разные бумажные папки, то на каждой папке нужно указать, какие именно договоры в ней лежат (например, «поставка, 2016, А–К»).

После того как юрист систематизировал договоры и разложил их по папкам, эти папки нужно поместить в специально выделенное место, где их будут хранить в хронологической и алфавитной последовательности.

В каждую папку для удобства поиска на первом развороте нужно поместить лист, где будут перечислены договоры, которые находятся в папке, и указать в нем дату заключения и контрагента по договору.

После того как юрист систематизирует договоры и поместит их на хранение, нужно установить порядок выдачи договоров. В противном случае может сложиться ситуация, когда в реестре договор есть, но фактически оригинала договора нет.

Для этого рекомендуется завести журнал учета выдачи договоров, а также назначить лицо, которое ведет этот журнал. В этом журнале нужно отмечать, какой сотрудник компании и когда взял оригинал договора. Сотруднику тоже нужно расписаться в журнале, если он берет договор на руки. Когда сотрудник возвращает договор, в журнале также нужно поставить отметку о возврате с подписью сотрудника, вернувшего договор. В таком случае будет видно, кто потерял договор, который отсутствует на месте. А потому работники организации будут более ответственно подходить к экземплярам договоров, которые они взяли на руки. Кроме того, информацию о том, что сотрудник компании забрал оригинал договора, можно размещать в реестре договоров.

Если компания заключает новые договоры, их нужно передавать в отдел, где их хранят. Предварительно стоит сделать необходимое количество копий. При этом договор нужно будет поместить в ту папку, в которую он попадает по классификации (по году, виду договора и по наименованию контрагента), а сведения о договоре нужно указать на первом листе в папке. Информацию о новом договоре также нужно внести в реестр договоров.

Читайте в рекомендации Системы Юрист

Читайте также

Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.
Попробуйте бесплатный доступ на 3 дня >>

Самые популярные рекомендации в Системе Юрист в этом месяце

Восемь опасных условий договоров аренды, услуг и подряда
Смотрите, какие условия суды чаще всего оценивают по-разному. Возьмите в договор безопасные формулировки таких условий. Используйте позитивную практику, чтобы убедить контрагента включить условие в договор, а негативную – чтобы убедить отказаться от условия.

Как судиться с приставами: алгоритм работы
Оспаривайте постановления, действия и бездействие пристава. Освобождайте имущество от ареста. Взыскивайте убытки. В этой рекомендации все, что нужно: четкий алгоритм, подборка судебной практики и готовые образцы жалоб.

Как налоговая на самом деле проверяет сведения в ЕГРЮЛ
Читайте восемь негласных правил регистрации. Основано на показаниях инспекторов и регистраторов. Подойдет для компаний, которым ИФНС поставила метку о недостоверности.

20 новых правовых позиций судов о взыскании судебных расходов
Свежие позиции судов по неоднозначным вопросам взыскания судебных расходов в одном обзоре. Проблема в том, что множество деталей до сих пор не прописано в законе. Поэтому в спорных случаях ориентируйтесь на судебную практику.

Обзор практики по уведомлению контрагентов
Отправляйте уведомление на сотовый, по e-mail или бандеролью.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Зарегистрируйтесь, чтобы прочесть статью

Вы зашли на профессиональный сайт для юристов-практиков.

Если Вы юрист, сможете прочесть статью после регистрации. Это быстро и бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
×
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Вы сможете скачать любые документы и получите бесплатный доступ ко всем материалам на сайте.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
×
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.